> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.billpal.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Lieferanten und Kunden verwalten > Lieferanten und Kunden anlegen, doppelte Einträge zusammenführen und Kontakte per CSV importieren. Unter **Kontakte** stehen alle Lieferanten und Kunden eines Workspace. Die meisten legt Billpal selbst an: Steht auf einem Beleg ein Lieferant oder Kunde, den es noch nicht gibt, entsteht ein neuer Kontakt. Bei späteren Belegen erkennt Billpal ihn wieder, zum Beispiel an der USt-IdNr., der Website oder dem Namen. Admins und Mitglieder können Kontakte anlegen, bearbeiten, zusammenführen und löschen. ## Was zu einem Kontakt gehört Wenn du einen Kontakt öffnest, siehst du seine Angaben auf mehrere Tabs verteilt. | Tab | Inhalt | | - | - | | **Allgemein** | Firmenname, Handelsname, Typ (Lieferant oder Kunde), Website, Beschreibung, USt-IdNr., Registernummer, Personenkonto und Alias | | **Adresse** | Straße, PLZ, Ort, Bundesland und Land | | **Bank** | Bankkonten des Kontakts, als IBAN oder als US-Konto mit Routing- und Kontonummer | | **Notizen** | Notizen aus deinem Team zu diesem Kontakt | | **Exporte** | Exporte, in denen dieser Kontakt enthalten war | ## Kontakt anlegen Klicke in der Navigation auf **Kontakte** und dann auf **Kontakt hinzufügen**. Wähle **Manuell anlegen** und lege fest, ob es ein Lieferant oder ein Kunde ist. Trage mindestens den **Firmennamen** ein. Je mehr Angaben du ergänzt, etwa USt-IdNr. oder Website, desto sicherer ordnet Billpal künftige Belege diesem Kontakt zu. Klicke auf **Lieferant anlegen** oder **Kunde anlegen**. Wenn du viele Kontakte auf einmal anlegen willst, importiere sie per CSV, siehe [Kontakte per CSV importieren](#kontakte-per-csv-importieren). ## Alias Viele Firmen stehen unter verschiedenen Namen auf ihren Belegen, zum Beispiel „Amazon EU S.à r.l.“ auf der Rechnung und „amazon.de“ als Absender. Unter **Alias** hinterlegst du zusätzliche Namen oder Domains. Billpal erkennt den Kontakt dann auch daran. Um einen Alias hinzuzufügen, öffne den Kontakt, klicke im Tab **Allgemein** auf **Alias hinzufügen** und gib einen Namen oder eine Domain ein, zum Beispiel „Acme Holdings“ oder „acme.com“. Einen Namen, den schon ein anderer Kontakt verwendet, übernimmt Billpal nicht als Alias. Sonst wäre unklar, zu welchem Kontakt ein Beleg gehört. ## Personenkonto Das Personenkonto ist die Nummer, unter der deine Buchhaltung genau diesen Lieferanten oder Kunden führt. In DATEV heißt das Kreditor bei Lieferanten und Debitor bei Kunden. Es ist nicht das Sachkonto, das auf den Positionen eines Belegs steht. * Jedes Personenkonto darf in einem Workspace nur einmal vorkommen. * Bei DATEV mit vierstelligen Sachkonten liegen Personenkonten für Kunden zwischen 10000 und 69999, für Lieferanten zwischen 70000 und 99999. * Um Personenkonten zu entfernen, wähle die Kontakte in der Liste aus und klicke auf **Personenkonto entfernen**. Ist eine Buchhaltungssoftware verbunden, ist das nicht möglich. ## Doppelte Kontakte zusammenführen Manchmal entstehen zwei Kontakte für dieselbe Firma, etwa wenn eine Rechnung ohne USt-IdNr. ankommt. Führe sie zusammen, damit alle Belege beim selben Kontakt liegen. Wähle in der Liste die Kontakte aus, die zusammengehören, und klicke auf **Zusammenführen**. Wähle unter **Kontakt behalten** den Eintrag mit den besten Angaben. Die anderen Kontakte gehen darin auf, ihre Belege werden übertragen. Billpal bietet an, die Namen der anderen Kontakte als Alias zu übernehmen. Verweisen Regeln auf einen dieser Kontakte, zeigt Billpal das an und passt die Regeln an. Klicke auf **Zusammenführen**. ## Wenn ein Kontakt eigentlich deine Firma ist Liest Billpal dein eigenes Unternehmen versehentlich als Lieferant oder Kunde aus, entsteht ein Kontakt mit deinen eigenen Daten. Billpal markiert ihn mit „Kontakt braucht Aufmerksamkeit“ und dem Hinweis „Dieser Kontakt hat IDs von deiner Firma“. * **Das ist meine Firma:** Führt den Kontakt mit deinem Firmenprofil zusammen. Seine Belege und Angaben gehen auf deine Firma über, der Kontakt wird entfernt. Das kann nur ein Admin. * **Diesen Kontakt behalten und IDs bearbeiten:** Wenn es tatsächlich eine andere Firma ist, korrigierst du die Angaben, die mit deiner Firma übereinstimmen. Mitglieder sehen an dieser Stelle „Braucht einen Admin“. ## Kontakt löschen Ein gelöschter Kontakt ist endgültig weg. Hat er Belege, überträgst du sie vorher auf einen anderen Kontakt: Billpal fragt danach, zum Beispiel „4 Belege übertragen auf“. Gibt es keinen passenden Kontakt, lege zuerst einen an. Den Kontakt „Billpal“ kannst du nicht löschen. An ihm hängen deine Rechnungen von Billpal. ## Mehrere Kontakte auf einmal bearbeiten Wähle in der Liste mehrere Kontakte aus. Dann stehen dir diese Aktionen zur Verfügung: * **Notiz erstellen:** Dieselbe Notiz wird an jeden ausgewählten Kontakt gehängt. * **Zusammenführen** * **Personenkonto entfernen** * **Löschen** ## Kontakte per CSV importieren Mit einem Import übernimmst du Kontakte aus deiner Buchhaltung oder einem anderen Programm. Billpal legt neue Kontakte an und ergänzt bestehende. Klicke unter **Kontakte** auf **Kontakt hinzufügen** und wähle **CSV importieren**. Mit **Vorlage downloaden** bekommst du eine Datei mit allen Spalten und einer Beispielzeile. Ziehe die Datei in das Fenster oder klicke auf **Datei wählen**. Erlaubt sind CSV-Dateien bis 2 MB. Ordne jeder Spalte deiner Datei ein Feld in Billpal zu. Der Firmenname ist Pflicht. Unter **Standard-Typ** legst du fest, ob Zeilen ohne Typ als Lieferant oder als Kunde gelten. Billpal sucht zu jeder Zeile passende bestehende Kontakte und zeigt mögliche Treffer. Entscheide je Zeile: **Anlegen**, **Aktualisieren** oder **Überspringen**. Die Vorschau zeigt, was sich an jedem Kontakt ändert. Danach läuft der Import im Hintergrund. Am Ende siehst du, wie viele Kontakte hinzugefügt, aktualisiert und übersprungen wurden. Die übersprungenen Zeilen kannst du als CSV herunterladen und korrigieren. ### Spalten der Vorlage | Spalte | Inhalt | | - | - | | `contact_id` | Kontakt-ID aus Billpal. Nur nötig, wenn du einen bestimmten Kontakt aktualisieren willst | | `company_name` | Firmenname, Pflicht | | `type` | `supplier` (Lieferant) oder `customer` (Kunde) | | `account_code` | Personenkonto | | `trade_name` | Handelsname | | `website` | Website | | `description` | Beschreibung | | `tax_id`, `tax_id_country` | USt-IdNr. und das Land, das sie ausgestellt hat | | `company_registration_id` | Registernummer, zum Beispiel HRB 12345 oder FN 123456a | | `address_street`, `address_postal_code`, `address_city`, `address_state`, `country` | Adresse | | `iban` | IBAN | | `ach_routing_number`, `ach_account_number` | US-Bankkonto | ### Wie der Import bestehende Kontakte behandelt * **Zuordnung:** Billpal erkennt bestehende Kontakte an Kontakt-ID, USt-IdNr., Bankkonto, Website, Registernummer und Name. * **Nur ergänzen:** Der Import füllt fehlende Angaben auf, zum Beispiel Website, Adresse oder Personenkonto. Werte, die schon am Kontakt stehen, überschreibt er nicht. In der Vorschau steht dann „Behält …“. * **DATEV:** Arbeitest du mit DATEV und liegt ein Personenkonto außerhalb der gültigen Bereiche, vergibt Billpal stattdessen die nächste freie Nummer. Häufige Gründe, warum eine Zeile übersprungen wird: | Grund | Was du tust | | - | - | | Firmenname fehlt | Ergänze den Firmennamen in der Zeile. | | Typ fehlt | Trage `supplier` oder `customer` ein oder setze einen Standard-Typ. | | Treffer ist mehrdeutig | Mehrere bestehende Kontakte passen. Ergänze `contact_id` oder die USt-IdNr. | | Konto gehört zu einem anderen Kontakt | Das Personenkonto ist schon vergeben. Prüfe die Nummer. | | Stimmt mit deiner Firma überein | Die Zeile beschreibt dein eigenes Unternehmen. Entferne sie. | ## Verwandte Seiten Wenn mehrere Kontakte zu einem Beleg passen. Belege eines Kontakts automatisch kontieren oder taggen. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.