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# Kontenplan und Richtlinien

> Konten anlegen, einen Kontenplan per CSV importieren und Billpal mit Richtlinien sagen, wie es kategorisieren soll.

Der Kontenplan ist die Liste der Sachkonten, mit denen Billpal deine Belege kategorisiert. Billpal ordnet jeder Position auf einem Beleg ein Konto zu. So kann eine Rechnung auf mehrere Konten aufgeteilt werden, und der Export enthält fertige Buchungszeilen pro Konto und Steuersatz.

Jeder Workspace hat seinen eigenen Kontenplan. Du findest ihn unter **Einstellungen > Buchhaltung** im Tab **Konten**.

<Note>
  Konten und Richtlinien bearbeiten nur Admins und der Account-Inhaber. Mitglieder sehen beides, können aber nichts ändern.
</Note>

## Vorlagen

Wenn du einen Workspace anlegst, wählst du eine Vorlage für den Kontenplan:

* **Standard**: Ein schlanker Billpal-Kontenplan für den Einstieg.
* **Österreich**: ÖEKR, der Einheitskontenrahmen für Österreich.
* **Deutschland**: SKR03 oder SKR04.

Am saubersten wird die Übergabe an deine Buchhaltung, wenn du den Kontenplan importierst, den deine Buchhaltungssoftware schon nutzt. Für den [DATEV-Export](/de/datev) brauchst du einen SKR-Kontenplan.

## Kontotypen

Jedes Konto hat einen Typ. Der Typ entscheidet, für welche Belege Billpal das Konto vorschlägt.

| Typ | Wofür |
| - | - |
| Aufwand | Laufende Kosten wie Büromaterial, Software oder Reisen |
| Wareneinsatz | Material und Waren für deine Produkte oder Kundenaufträge |
| Anlagevermögen | Anschaffungen, die du über mehrere Jahre abschreibst |
| Ertrag | Einnahmen aus deinen Ausgangsrechnungen |
| Sonstiges | Alles, was in keinen der anderen Typen passt |

Eingangsrechnungen bucht Billpal auf Aufwand, Wareneinsatz, Anlagevermögen oder Sonstiges. Ausgangsrechnungen bucht Billpal auf Ertrag oder Sonstiges. Bei Gutschriften kommen alle Typen in Frage.

## Konto anlegen oder bearbeiten

Klicke auf **Konto hinzufügen**, um ein einzelnes Konto anzulegen. Um ein bestehendes Konto zu ändern, klicke es in der Liste an. Ein Konto hat diese Felder:

* **Code**: Die Kontonummer, zum Beispiel `61000`.
* **Name**: Der Name des Kontos, zum Beispiel Büromaterial.
* **Typ**: Einer der fünf Typen oben.
* **Beschreibung**: Optional. Ein Hinweis, wann das Konto passt. Billpal nutzt ihn beim Kategorisieren. Mit **Beschreibung erstellen** schreibt Billpal einen Vorschlag für dich.
* **Icon**: Erscheint neben dem Konto in Billpal.

Mit guten Beschreibungen werden die Vorschläge am schnellsten besser. Markierst du mehrere Konten, kannst du mit **Beschreibungen erstellen** für alle auf einmal Vorschläge schreiben lassen.

## Kontenplan per CSV importieren

Mit einem Import übernimmst du den Kontenplan aus deiner Buchhaltungssoftware oder änderst viele Konten auf einmal.

<Steps>
  <Step title="Import öffnen">
    Klicke im Tab **Konten** auf **Import**.
  </Step>

  <Step title="Datei wählen">
    Ziehe eine CSV-Datei in das Fenster oder wähle sie aus. Die Datei darf bis zu 2 MB groß sein und bis zu 1.000 Zeilen haben. Mit **Vorlage downloaden** bekommst du eine leere Vorlage.
  </Step>

  <Step title="Spalten zuordnen">
    Wähle für jede Spalte, welches Feld sie enthält: Billpal ID, Code, Name, Typ oder Beschreibung. Spalten, die du nicht brauchst, stellst du auf „Nicht importieren“. Exporte aus BMD (`Kto-Nr`, `Bezeichnung`) und DATEV (`Konto`, `Bezeichnung`) erkennt Billpal automatisch.
  </Step>

  <Step title="Änderungen prüfen">
    Billpal zeigt dir vor dem Import, welche Konten neu angelegt, aktualisiert, übersprungen oder entfernt werden. Fehlt in deiner Datei der Typ, erkennt Billpal ihn selbst. Prüfe das Ergebnis und bestätige den Import.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Der Import ersetzt deinen Kontenplan. Konten, die nicht in der Datei stehen, entfernt Billpal. Nutzen Belege oder Regeln ein solches Konto noch, wählst du bei „Belege und Rules verschieben nach“ ein Konto, auf das sie wandern.
</Warning>

Bestehende Konten erkennt Billpal an der Billpal ID, am Code oder am Namen. Willst du nur einige Konten ändern, markiere sie in der Liste, lade sie als CSV herunter, bearbeite die Datei und importiere sie wieder. Den Typ eines Kontos, das schon genutzt wird, ändert ein Import nicht.

Zeilen, die Billpal nicht übernehmen kann, zeigt die Vorschau mit dem Grund, etwa „Code schon vergeben“ oder „Name fehlt“. Nach dem Import kannst du die übersprungenen Zeilen als CSV herunterladen, korrigieren und noch einmal importieren.

## Konten zusammenführen oder löschen

Markiere zwei oder mehr Konten in der Liste:

* **Zusammenführen**: Wähle das Konto, das bleiben soll. Billpal führt die anderen darin zusammen, mit allen Belegen und Regeln.
* **Löschen**: Ungenutzte Konten löscht Billpal direkt. Für Konten, die Belege oder Regeln nutzen, wählst du ein Nachfolgekonto.

Das letzte Konto eines Kontenplans lässt sich nicht löschen.

## Richtlinien

Im Tab **Richtlinien** beschreibst du in eigenen Worten, wie Billpal kategorisieren soll: welches Konto für welche Ausgaben gilt und wann ein Beleg auf mehrere Konten aufgeteilt wird. Zum Beispiel: „Bei Hotelrechnungen Übernachtung und Frühstück getrennt buchen, wenn beides auf der Rechnung steht.“

* Widersprechen sich Richtlinie und Kontobeschreibung, gilt die Richtlinie. Fälle, die die Richtlinien nicht abdecken, steuert weiter die Beschreibung.
* Steuer und Buchungstext ändern Richtlinien nicht.

Mit **Generieren** schreibt Billpal einen Entwurf auf Basis deines Kontenplans. Der Entwurf ersetzt den Text, der schon im Editor steht.

Neue Richtlinien gelten für Belege, die ab jetzt verarbeitet werden. Um einen bestehenden Beleg neu einzuordnen, ändere die Kategorie direkt am Beleg oder nutze eine [Regel](/de/regeln).


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