> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.billpal.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Belege prüfen > Warum ein Beleg den Status Prüfen bekommt und wie du den Hinweis behebst. Nach dem Auslesen kontrolliert Billpal jeden Beleg auf Widersprüche: Ergeben Netto und Steuer das Brutto? Passen die Positionen zur Summe? Ist klar, auf welcher Seite dein Unternehmen steht? Geht eine dieser Kontrollen nicht auf, bekommt der Beleg den Status **Prüfen**. Den Status Prüfen kannst du auch selbst setzen oder von einer Regel setzen lassen, zum Beispiel wenn jemand im Team einen Beleg noch freigeben soll. Admins und Mitglieder können Hinweise beheben. ## Belege im Status Prüfen finden * Unter **Belege** zeigt der Tab **Prüfen** über der Liste nur diese Belege. * Im Beleg steht oben ein gelber Hinweis. Er nennt das Problem, meist mit den Beträgen, und daneben die passende Schaltfläche: **Beheben** oder **Erledigt**. * Ein Beleg kann mehrere Hinweise gleichzeitig haben. Er bleibt im Status Prüfen, bis alle erledigt sind. ## Einen Hinweis beheben Lies den Hinweis oben im Beleg und halte die Originaldatei daneben. Die Datei ist die Quelle, nicht die ausgelesenen Werte. Ein Fenster zeigt nur die Felder, die den Widerspruch betreffen. Billpal rechnet beim Tippen mit und schlägt den Wert vor, der passen würde, zum Beispiel „Ändere Brutto auf 120,00 €“. Übernimm die Werte aus der Originaldatei. Sobald alles zusammenpasst, wird das Symbol im Fenster grün. Ist kein weiterer Hinweis offen, verlässt der Beleg den Status Prüfen. In der Belegliste findest du **Beheben** auch im Menü einer Zeile. Es öffnet den Beleg direkt mit dem passenden Fenster. Hinweise aus der automatischen Kontrolle kannst du nicht als erledigt markieren. Sie verschwinden erst, wenn die Angaben zusammenpassen. Ändert später jemand den Beleg so, dass der Widerspruch wieder auftritt, öffnet Billpal den Hinweis erneut. ## Die Hinweise im Einzelnen ### Lieferant und Kunde Billpal muss wissen, ob dein Unternehmen auf dem Beleg Lieferant oder Kunde ist. Davon hängt ab, ob es ein Eingangs- oder ein Ausgangsbeleg ist und welches Konto in der Buchhaltung passt. | Hinweis | Typische Ursache | So behebst du ihn | | - | - | - | | „Dein Unternehmen steht nicht auf diesem Beleg“ | Weder Lieferant noch Kunde passt zu deinem Unternehmen. Beispiel: Deine Firma heißt Muster GmbH, die Rechnung ist aber an „Muster Handels GmbH“ oder an dich privat adressiert. | Wähle im Fenster dein Unternehmen als Lieferant oder als Kunde. Taucht der andere Name öfter auf, trag ihn als Alias ein (siehe unten). | | „Beide Seiten sehen nach deinem Unternehmen aus“ | Lieferant und Kunde passen beide zu deinem Unternehmen, etwa bei einer internen Weiterverrechnung. Billpal hat eine Seite gewählt. | Prüfe, ob die gewählte Seite stimmt. Wenn nicht, wähle die andere. | | „Mehrere Lieferanten könnten zu diesem Beleg passen“ | In **Kontakte** passen mehrere Lieferanten zu den Angaben auf dem Beleg, zum Beispiel zwei Einträge für dieselbe Firma. | Wähle den richtigen Lieferanten. Doppelte Einträge führst du danach in **Kontakte** zusammen, damit der Hinweis nicht wiederkommt. | | „Mehrere Kunden könnten zu diesem Beleg passen“ | Wie oben, nur für Kunden. | Wähle den richtigen Kunden. | Gibt es weitere Belege vom selben Absender mit demselben Problem, bietet das Fenster an, deine Auswahl auf diese Belege zu übertragen. So musst du nicht jeden einzeln öffnen. **Alias eintragen:** Öffne **Einstellungen > Workspaces**, wähle deinen Workspace und ergänze unter **Alias** weitere Namen oder Domains, unter denen deine Firma auf Belegen steht. Billpal erkennt dein Unternehmen dann auch unter diesem Namen. Im Fenster zu „Dein Unternehmen steht nicht auf diesem Beleg“ führt ein Link direkt dorthin. ### Beträge und Steuer Diese Hinweise bedeuten fast immer, dass beim Auslesen eine Ziffer, eine Position oder ein Steuersatz falsch erkannt wurde. Im Fenster siehst du Netto, Steuer und Brutto und, wo nötig, die Positionen mit Menge, Beschreibung, Steuercode, Preis, Netto und Brutto. | Hinweis | Beispiel | So behebst du ihn | | - | - | - | | „Netto + Steuer ergibt nicht Brutto“ | Netto 100,00 €, Steuer 20,00 €, Brutto 102,00 €. | Vergleiche mit der Originaldatei und korrigiere Netto oder Brutto. Billpal schlägt beide Möglichkeiten vor: „Ändere Netto auf 82,00 € oder Brutto auf 120,00 €“. Bei Belegen ohne Steuer heißt der Hinweis „Netto passt nicht zur Summe“. | | „Positionen passen nicht zu Netto oder Brutto“ | Die Positionen ergeben 95,00 €, Netto ist 100,00 €, Brutto 120,00 €. Oft fehlt eine Zeile wie Versand oder Rabatt, oder eine Zeile wurde doppelt gelesen. | Ergänze, korrigiere oder entferne Positionen, bis die Summe stimmt. Ist die Summe der Positionen richtig, korrigiere stattdessen Netto oder Brutto. | | „Bei manchen Positionen fehlt der Steuercode“ | Die Rechnung enthält Positionen mit 20 % und mit 10 %, und nicht jede Position hat einen Steuercode. | Setze den Steuercode auf jeder Position. Gilt ein Code für alle, übernimmt ihn die Schaltfläche „… auf alle anwenden“ in einem Schritt. | | „Die Steuer der Positionen passt nicht zur Rechnung“ | Die Steuer auf den Positionen ist 18,00 €, auf der Rechnung 20,00 €. Meist steht bei einer Position ein falscher Steuersatz. | Kontrolliere die Steuercodes der Positionen und vergleiche sie mit der Originaldatei. | | „Auf einer Reverse-Charge-Position steht trotzdem Umsatzsteuer“ | Eine Position ist als Reverse Charge gekennzeichnet, hat aber einen Steuerbetrag. Bei Reverse Charge schuldet der Kunde die Umsatzsteuer, auf der Rechnung steht keine. | Prüfe Steuercode und Steuerbetrag dieser Position. | ### Zahlung Billpal liest den Zahlstatus vom Beleg. Kontoauszüge sieht Billpal nicht, deshalb müssen Zahlstatus, Betrag und Datum auf dem Beleg zueinander passen. | Hinweis | Beispiel | So behebst du ihn | | - | - | - | | „Als bezahlt markiert, aber ohne Zahlungsdatum“ | Eine Quittung ist als bezahlt erkannt, ein Datum war aber nicht lesbar. | Trag unter **Zahldatum** das Datum der Zahlung ein. Es darf nicht in der Zukunft liegen. Ist der Beleg gar nicht bezahlt, ändere den **Zahlstatus**. | | „Der Status ist unbezahlt, obwohl ein Zahlungsbetrag eingetragen ist“ | Eine Rechnung über 500,00 € steht auf Unbezahlt, im Feld **Bezahlt** stehen aber 500,00 €. | Setze den Zahlstatus auf Bezahlt und ergänze das Zahldatum. Wurde nichts bezahlt, leere das Feld **Bezahlt**. | Wer einen Beleg als bezahlt markiert, braucht immer beides: einen Betrag unter **Bezahlt** und ein **Zahldatum**. Erst dann lässt sich speichern. ## Prüfungen durch dich oder eine Regel Nicht jede Prüfung kommt aus der automatischen Kontrolle. Du kannst einen Beleg auch bewusst in den Status Prüfen setzen, damit ihn jemand ansieht. * **Im Beleg:** Klicke auf **Bearbeiten**, setze den Status auf **Prüfen** und schreib in die Notiz, was zu prüfen ist. Die Notiz ist Pflicht, damit die nächste Person weiß, worum es geht. * **Mit einer Notiz:** Schalte beim Schreiben einer Notiz **Prüfung nötig** ein. Erwähne mit @ die Person, die sich darum kümmern soll. * **Mit einer Regel:** Füge in einer Regel die Aktion **Notiz anlegen** hinzu und schalte **Prüfung nötig** ein. Beispiel: Alle Eingangsrechnungen ab 1.000 € bekommen die Notiz „Bitte freigeben“ und landen im Status Prüfen. Diese Prüfungen schließt du selbst ab: im Beleg mit **Erledigt** oder in der Belegliste über das Zeilenmenü mit **Prüfung erledigen**. Für mehrere Belege auf einmal wählst du sie in der Liste aus und klickst auf **Prüfung erledigen**. ## Prüfen und Export Ein Beleg im Status Prüfen kann exportiert werden. Damit nichts unbemerkt in die Datei für die Buchhaltung rutscht, zeigt das Exportfenster einen Hinweis wie „3 Belege im Status Prüfen“. Ein Klick darauf öffnet genau diese Belege. Behebe die Hinweise vor dem Export, wenn die Datei sauber sein soll. Exportierst du trotzdem, bleibt der Hinweis am Beleg offen, bis ihn jemand behebt. ## Verwandte Seiten Lieferanten und Kunden pflegen und doppelte Einträge zusammenführen. Belege automatisch zur Prüfung markieren. Belege für die Buchhaltung exportieren. Firmendaten und Alias deines Unternehmens. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.