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Unter Belege liegen alle Rechnungen, Quittungen, Gutschriften und Mahnungen eines Workspace, egal ob sie per Upload, E-Mail, WhatsApp oder aus einem Portal gekommen sind.

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Was mit einem neuen Beleg passiert

Zuerst erkennt Billpal den Typ: Rechnung, Quittung, Gutschrift, Mahnung oder Sonstige. Dann übernimmt Billpal Lieferant oder Kunde, Datum, Beträge, Steuer und jede einzelne Position. Jeder Position ordnet Billpal ein Konto aus deinem Kontenplan zu. Zum Schluss rechnet Billpal nach: Ergeben die Positionen die Summe, und ergeben Netto und Steuer den Bruttobetrag? Passt etwas nicht, landet der Beleg unter Prüfen. Mehr dazu unter Belege prüfen.
  • Sonstige: Dokumente, die weder Rechnung noch Quittung, Gutschrift oder Mahnung sind. Billpal liest sie nicht weiter aus, und sie zählen nicht zu deinem Kontingent.
  • Doppelte Dateien: Kommt dieselbe Datei noch einmal an, behält Billpal das Original und legt keinen zweiten Beleg an.
  • E-Rechnungen: ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs erkennt Billpal. Im Tab Allgemein steht dann „E-Rechnung“. Eine reine XML-Datei, etwa eine XRechnung ohne PDF, nimmt Billpal noch nicht an.

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Belege finden

Die Tabs oben teilen deine Belege nach Status auf: Fertig, Prüfen, Exportiert, Exkludiert und Sonstige. Mit Belege suchen suchst du nach Text, über den Filter grenzt du nach Lieferant, Kunde, Datum, Status, Typ, Quelle, Tags, Zahlung und Richtung ein. Brauchst du eine Kombination öfter, zum Beispiel „Q1, ungeklärte Ausgaben“, speichere sie als eigene Ansicht mit Speichern. Die Ansicht erscheint danach in der Liste und lädt die Filter mit einem Klick.

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Einen Beleg öffnen

Klicke auf einen Beleg, um ihn neben der Originaldatei zu öffnen. Die Angaben sind auf mehrere Tabs verteilt:
  • Allgemein: Typ, Belegnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und Zahlung.
  • Positionen: Jede Zeile mit Menge, Preis, Steuersatz und Konto.
  • Buchung: Die Buchungszeilen, die im Export landen, mit Konto und Buchungstext.
  • Kontakte: Lieferant und Kunde.
  • Verknüpfte Belege: Zugehörige Belege und Referenzen, siehe unten.
  • Notizen: Prüfnotizen und Notizen aus deinem Team.
  • Exporte und Aktivitäten: In welchen Exporten der Beleg war und wer was geändert hat.
Du kannst jedes Feld ändern. Was du von Hand einträgst, überschreibt keine Regel mehr.

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Verknüpfte Belege

Quittungen, Gutschriften und Mahnungen verknüpft Billpal automatisch mit der ursprünglichen Rechnung. Dazu müssen sie dieselbe Rechnungs- oder Belegnummer oder eine eindeutige Zahlungsreferenz nennen, zum selben Lieferanten oder Kunden gehören, und der Betrag muss passen. Findet Billpal die Verbindung nicht, klicke im Tab Verknüpfte Belege auf Beleg verknüpfen und wähle den passenden Beleg. Mit Verknüpfung lösen trennst du eine falsche Verbindung wieder.

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Referenzen und Kostenstelle

Im selben Tab stehen unter Referenzen die Nummern, die auf dem Beleg gedruckt sind: Bestellung, Auftrag, Lieferschein, ursprüngliche Rechnung, Vertrag oder Sonstiges. Billpal trägt sie beim Auslesen ein. Mit Referenz hinzufügen ergänzt du weitere. Ein Beleg kann außerdem genau eine Kostenstelle haben. In den Dateien für DATEV, BMD und DVO stehen Kostenstellen noch nicht.

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Notizen und Erwähnungen

Im Tab Notizen schreibst du Notizen zum Beleg. Mit @ und einem Namen erwähnst du jemanden aus dem Workspace. Die Person bekommt eine Benachrichtigung. Zugewiesen ist ihr der Beleg damit nicht.

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Erneut analysieren

Hat Billpal etwas falsch gelesen, klicke auf Erneut analysieren. Billpal liest Summen, Steuer, Positionen und Daten neu aus und ersetzt die aktuellen Werte.
  • Das geht bis zu dreimal pro Beleg. Das erste Auslesen zählt nicht mit.
  • Exportierte Belege und Belege, die gerade verarbeitet werden, lassen sich nicht erneut analysieren.
  • Nach dem Ende der Testphase geht das erst wieder mit einem Abo.
Steht ein Beleg auf Fehler, klicke auf Erneut verarbeiten, um es noch einmal zu versuchen.

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Mehrere Belege auf einmal bearbeiten

Markiere Belege in der Liste. In der Leiste, die dann erscheint, stehen diese Aktionen:
  • Bearbeiten: Konto, Tags, Lieferant, Kunde, Zahlung und Exportstatus für alle gewählten Belege setzen. Was du hier einträgst, überschreibt die vorhandenen Werte. Das geht nur, wenn alle Belege eingehend oder alle ausgehend sind.
  • Tags hinzufügen: Neue Tags dazusetzen, ohne vorhandene zu entfernen.
  • Notiz erstellen: Dieselbe Notiz an jeden gewählten Beleg hängen.
  • Als bezahlt markieren: Zahlart und Zahldatum für alle gewählten Belege setzen.
  • Prüfung erledigen: Prüfungen auf einmal abschließen.
  • Download (.zip): Die Originaldateien herunterladen.
  • Löschen: Die Belege dauerhaft löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Bereits gezählte Belege bleiben gezählt.

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Belege vom Export ausschließen

Markiere die Belege und klicke auf Exkludieren. Sie wandern in den Tab Exkludiert und kommen in keinen Export mehr. Mit In Exports aufnehmen machst du das rückgängig. Exkludierte Belege zählen trotzdem zu deinem Kontingent, denn Billpal hat sie schon verarbeitet. Willst du Belege eines Absenders gar nicht erst in Billpal haben, setze ihn auf die Blacklist. Wiederkehrende Fälle kann auch eine Regel automatisch exkludieren.