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Mit einer Regel legst du einmal fest, was mit bestimmten Belegen passieren soll. Billpal wendet sie danach auf jeden neuen Beleg an, der passt. Beispiel: Alle Eingangsrechnungen von Slack und Notion bekommen das Sachkonto Software, gelten als Abo und erhalten den Tag „SaaS“. Eine Regel besteht aus zwei Teilen:
  • Wenn: die Bedingungen, die ein Beleg erfüllen muss
  • Dann: die Änderungen, die Billpal an diesem Beleg vornimmt
Regeln anlegen und bearbeiten können nur Admins. Mitglieder sehen alle Regeln und können sie öffnen, aber nicht ändern.

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Eine Regel anlegen

1

Regeln öffnen

Klicke in der Seitenleiste auf Regeln und dann auf Hinzufügen.
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Namen vergeben

Beschreib unter Regelname, was die Regel tut, zum Beispiel „Software-Abos kontieren“. Den Namen siehst du später in der Liste und unter Aktivitäten.
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Richtung wählen

Unter Wenn steht immer die Richtung: Eingang für Belege, die du von Lieferanten bekommst, oder Ausgang für Belege, die du an Kunden schickst. Jede Regel gilt für genau eine Richtung.
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Bedingungen hinzufügen

Klicke auf Bedingung hinzufügen und wähle ein Feld, zum Beispiel Lieferant oder Betrag. Ein Beleg passt nur, wenn jede Bedingung zutrifft.
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Änderungen festlegen

Klicke unter Dann auf Aktion hinzufügen und wähle, was mit passenden Belegen passieren soll.
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Speichern

Klicke auf Regel anlegen. Billpal fragt dann, ob die Regel auch für Belege gelten soll, die schon im Workspace liegen.

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Bedingungen

In einer Regel kannst du jedes Feld einmal verwenden, und alle Bedingungen müssen zutreffen. Soll eine Regel bei „A oder B“ greifen, wähle ist eines von oder enthält eines von. Passt das nicht, lege zwei Regeln an. Keywords für Beleg, Positionen, Name und Adresse gibst du einzeln ein und bestätigst jedes mit Enter, bis zu 10 pro Bedingung. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein Keyword passt auch als Teil eines Wortes: „abo“ findet auch „Abonnement“ und „Labor“. Wähle Keywords deshalb nicht zu kurz. Beim Betrag vergleicht Billpal ohne Vorzeichen. Wählst du nur Währungen und keinen Betrag, passt jeder Beleg in diesen Währungen.

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Änderungen

Jede Aktion kannst du in einer Regel einmal verwenden.

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Wann eine Regel greift

  • Neue Belege: Ist eine Regel aktiv, prüft Billpal jeden neuen Beleg direkt nach dem Auslesen.
  • Seite bestätigt: Legt jemand fest, ob dein Unternehmen auf einem Beleg Lieferant oder Kunde ist, prüft Billpal die Regeln für diesen Beleg erneut. So greifen Regeln auch bei Belegen, die zuerst im Status Prüfen standen.
  • Bestehende Belege: nur, wenn du das beim Speichern auswählst.

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Auf bestehende Belege anwenden

Nach dem Speichern fragt Billpal zum Beispiel „Auch auf 12 bestehende Belege anwenden?“. Mitgezählt sind nur Belege, an denen sich durch die Regel etwas ändern würde.
  • Nur neue Belege: Die Regel gilt ab jetzt, vorhandene Belege bleiben, wie sie sind.
  • Auf 12 Belege anwenden: Billpal wendet die Regel im Hintergrund auf diese Belege an.
Die Frage kommt bei einer neuen Regel und immer dann, wenn du Bedingungen oder Änderungen bearbeitet hast. Umbenennen oder Verschieben löst sie nicht aus. Zwei Dinge bleiben dabei unverändert: Exportierte Belege fasst Billpal nicht an, damit nichts von dem abweicht, was schon in der Buchhaltung ist. Und was jemand von Hand an einem Beleg geändert hat, bleibt ebenfalls.

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Reihenfolge und Handänderungen

In der Liste unter Regeln ziehst du eine Regel nach oben oder unten. Die Reihenfolge entscheidet, wenn zwei Regeln dasselbe Feld setzen wollen:
  • Gleiches Feld: Setzen zwei passende Regeln zum Beispiel unterschiedliche Konten, gilt die obere Regel. Die untere überspringt diese Änderung.
  • Tags und Notizen: Diese kommen von allen passenden Regeln zusammen. Doppelte lässt Billpal weg.
  • Handänderungen gehen vor: Hat jemand ein Feld am Beleg von Hand geändert, überschreibt keine Regel diesen Wert, auch nicht bei einem späteren Durchlauf.

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Nachvollziehen und rückgängig machen

Unter Aktivitäten im Tab Regeln siehst du, wann eine Regel angelegt oder geändert wurde und was sie an welchem Beleg geändert hat. Um eine einzelne Änderung zurückzunehmen, klicke dort auf Rückgängig machen.

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Regeln verwalten

  • Ein- und ausschalten: Mit dem Schalter in der Liste. Eine ausgeschaltete Regel läuft nicht. Schaltest du sie wieder ein, gilt sie ab dann für neue Belege.
  • Bearbeiten: Im Menü der Regel. Mitglieder sehen hier Ansehen.
  • Duplizieren: Legt eine Kopie an, die du anpassen kannst. Praktisch für ähnliche Regeln mit anderem Lieferanten oder Konto.
  • Regel löschen: Die Regel läuft dann nicht mehr. Ihre bisherigen Aktivitäten bleiben in der Historie.

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Beispiele

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Software-Abos kontieren

  • Wenn: Richtung Eingang, Lieferant ist eines von Slack, Notion
  • Dann: Konto Software, Abo, Tag hinzufügen „SaaS“

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Freigabe ab 1.000 €

  • Wenn: Richtung Eingang, Betrag ist größer als 1.000, Währung EUR
  • Dann: Notiz anlegen „Bitte freigeben“ mit @ für die Person, die freigibt, und Prüfung nötig eingeschaltet
Die Person bekommt eine Benachrichtigung, und der Beleg steht im Status Prüfen, bis sie ihn mit Erledigt abschließt.

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Private Einkäufe ausnehmen

  • Wenn: Richtung Eingang, Kunde, Adresse enthält eines von „Musterweg 5“
  • Dann: Exkludieren, Tag hinzufügen „Privat“
Belege, die an deine Privatadresse gehen, landen so in keinem Export und bleiben trotzdem auffindbar.

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Verwandte Seiten

Prüfen

Wie Belege in den Status Prüfen kommen und wie du sie abschließt.

Kontakte

Lieferanten und Kunden, auf die sich Regeln beziehen.

Exporte

Was mit exkludierten Belegen beim Export passiert.