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Mit WhatsApp kommt eine Quittung in Billpal an, solange du sie noch in der Hand hast. Du fotografierst sie, schickst das Foto an Billpal, und Billpal legt den Beleg im Workspace an. PDFs funktionieren genauso.

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Nummer verbinden

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WhatsApp-Einstellungen öffnen

Gehe zu Einstellungen > WhatsApp und klicke auf WhatsApp verbinden.
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Nummer eingeben

Wähle die Ländervorwahl und trage deine Telefonnummer ein. Setze das Häkchen bei „Ich stimme zu, WhatsApp mit Billpal zu verbinden.“ und klicke auf Code senden.
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Code bestätigen

Billpal schickt dir einen 6-stelligen Code per WhatsApp, nicht per SMS. Trage ihn ein und klicke auf Nummer bestätigen.
Der Code gilt 10 Minuten. Ist keiner angekommen, klicke unter „Keinen Code bekommen?“ auf Code erneut senden. Nach fünf falschen Eingaben nimmt Billpal den Code 15 Minuten lang nicht mehr an. Fordere in dem Fall einen neuen an. Der Code kommt aus dem Billpal-Chat. In genau diesen Chat schickst du später deine Belege. Du findest die Nummer auch in den Einstellungen: Klicke unter Einstellungen > WhatsApp auf deine Nummer. Unter „Billpal-Nummer“ kannst du sie kopieren und als Kontakt speichern.
Du kannst bis zu vier Nummern verbinden. Eine Nummer kann immer nur zu einem Billpal-Konto gehören.

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Belege senden

Schicke Fotos oder PDFs in den Billpal-Chat. Billpal nimmt JPG, PNG, WebP und PDF an, bis zu 20 Dateien auf einmal. Schickst du mehr, bittet Billpal dich zu warten, bis die ersten verarbeitet sind. Billpal antwortet kurz, dass die Dateien angekommen sind. Sobald ein Beleg fertig ist, bekommst du eine Zusammenfassung:
  • Belegtyp und Lieferant
  • Datum und Betrag, mit Netto und Umsatzsteuer
  • Rechnungsnummer und Kategorie
  • ein Link direkt zum Beleg in Billpal
Braucht ein Beleg eine Prüfung, steht der Grund in der Antwort. Mehr dazu unter Belege prüfen. Hast du dieselbe Datei schon einmal geschickt, legt Billpal sie kein zweites Mal an und sagt dir das.

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Rechnungen mit mehreren Seiten

Fotografiere jede Seite und schicke alle Fotos in einem Rutsch. Billpal erkennt, welche Seiten zur selben Rechnung gehören, und macht daraus einen Beleg. Hat Billpal schon geantwortet und es fehlt noch eine Seite, lässt sie sich nicht mehr anhängen. Lösche den Beleg in Billpal und schicke alle Seiten noch einmal zusammen.

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In welchem Workspace die Belege landen

Bist du nur in einem Workspace, landen die Belege direkt dort. Bist du in mehreren, schickt Billpal dir eine Auswahl. Tippe auf Workspace wählen und wähle, wohin die Belege sollen. Die Belege zählen zum Kontingent des Accounts, dem der Workspace gehört. Auch Mitglieder können ihre eigene Nummer verbinden. Was sie schicken, sehen alle im Workspace.

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Fragen stellen

Du kannst Billpal im selben Chat auch Fragen stellen, per Text oder als Sprachnachricht. Billpal erklärt dir, wie etwas in Billpal funktioniert und wo du eine Einstellung findest. Im Chat ändert Billpal nichts an deinen Belegen. Auch Listen, Summen oder dein restliches Kontingent sieht Billpal dort nicht. Dafür öffnest du das Dashboard.

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Testphase

WhatsApp funktioniert schon in der Testphase. Ist die Testphase vorbei oder sind die 50 Belege aufgebraucht, nimmt Billpal keine Dateien mehr an und sagt dir das im Chat. Schließe unter Einstellungen > Abrechnung ein Abo ab und schicke die Dateien danach noch einmal.

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Nummer verwalten

Klicke unter Einstellungen > WhatsApp auf eine Nummer, um sie zu bearbeiten.
  • Pausieren: Billpal nimmt von dieser Nummer keine Belege mehr an. Mit Aktivieren geht es weiter.
  • Deine Nummer: Änderst du die Nummer, musst du sie neu bestätigen. Klicke dafür auf Setup fortsetzen.
  • Anzeigename: So heißt die Verbindung in deinen Einstellungen.
  • Löschen: Die Verbindung wird dauerhaft entfernt. Belege, die du über diese Nummer geschickt hast, bleiben in Billpal.

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Wenn etwas nicht klappt

Prüfe, ob die Ländervorwahl stimmt und WhatsApp auf genau dieser Nummer läuft. Klicke dann auf Code erneut senden.
Du schreibst von einer Nummer, die noch nicht verbunden oder noch nicht bestätigt ist. Verbinde sie unter Einstellungen > WhatsApp oder schließe dort die Bestätigung ab.
Klicke unter Einstellungen > WhatsApp auf die Nummer und dann auf Aktivieren. Schicke die Datei danach noch einmal.
Eine Nummer kann nur zu einem Billpal-Konto gehören. Trenne sie zuerst im anderen Konto oder verbinde eine andere Nummer.