Unterstützte Dateien und Limits prüfen

Diese Übersicht zeigt, über welchen Erfassungsweg du eine Datei an Billpal übermitteln kannst.

Formate und Limits

Erfassungsweg	Unterstützte Inhalte	Limits und Verarbeitung
Upload	PDF, JPG, PNG und Rechnungs-XML	Bis zu 50 Dateien pro Upload und höchstens 10 MB pro Datei. Separate Dateien werden als separate Belege angelegt. Eine PDF-Datei mit mehreren Belegen wird aufgeteilt.
Verbundenes Postfach	PDF-Anhänge, Rechnungs-XML und Rechnungen im Text einer E-Mail	Anhänge dürfen höchstens 10 MB groß sein. Separate Dateien werden als separate Belege angelegt. Eine PDF-Datei mit mehreren Belegen wird aufgeteilt. Enthält eine E-Mail selbst die Rechnung und keinen PDF- oder XML-Anhang, speichert Billpal den E-Mail-Inhalt als PDF. JPG- und PNG-Anhänge werden nicht importiert.
Weiterleitung	PDF-Anhänge, Rechnungs-XML und Rechnungen im Text einer E-Mail	Es gelten dieselben Dateiregeln wie für ein verbundenes Postfach. Die E-Mail muss von der für die Weiterleitung hinterlegten Absenderadresse stammen.
WhatsApp	Belege: PDF, JPG, PNG, WebP und Rechnungs-XML. Auszüge: PDF, CSV, Excel, CAMT.053, MT940 und OFX.	Sende bis zu 20 Belegdateien gleichzeitig. Sende alle Fotos eines mehrseitigen Belegs zusammen. Billpal fasst die Seiten zu einem Beleg zusammen. Eine PDF-Datei mit mehreren Belegen wird aufgeteilt. Ein Auszug importiert Transaktionen, nachdem du das Bank- oder Kartenkonto ausgewählt hast.
Portal	Dateien aus dem verbundenen Lieferantenportal	Der Portal-Agent lädt die im Lieferantenkonto verfügbaren Dateien herunter. Du wählst oder übermittelst die Dateien nicht selbst.

Mehrseitige Belege vorbereiten

Fasse beim Upload und beim Versand per E-Mail alle Seiten einer Rechnung in einer PDF-Datei zusammen. Separate Dateien werden als separate Belege angelegt. Fotografiere bei WhatsApp jede Seite und sende alle Fotos gemeinsam in einer Nachricht. Nachdem Billpal den Beleg bestätigt hat, kannst du keine weitere Seite ergänzen. Lösche den unvollständigen Beleg und sende anschließend alle Seiten erneut.

Mehrere Belege in einer PDF-Datei

Eine PDF-Datei kann mehrere Rechnungen, Quittungen, Gutschriften oder Mahnungen enthalten. Billpal teilt sie in je einen Beleg auf. Das gilt für Upload, E-Mail, Weiterleitung, WhatsApp und Portale. Der Tab Belege unter Aktivitäten zeigt jede Aufteilung. Billpal teilt eine PDF-Datei nur auf, wenn eindeutig ist, wo jeder Beleg beginnt und endet. In diesen Fällen bleibt die PDF-Datei ein Beleg:

Alle Seiten gehören zu einem Beleg.
Billpal ist nicht sicher, wo ein Beleg endet, oder kann nicht alle Seiten lesen.
Die PDF-Datei hat mehr als 40 Seiten, ist verschlüsselt, ist digital signiert oder enthält eine eingebettete Datei, zum Beispiel die XML einer E-Rechnung.

Jeder neue Beleg erscheint unter Belege und wird auf das Belegkontingent angerechnet. Ist ein Teil bereits in Billpal, legt Billpal ihn nicht erneut an. Ist jeder Teil bereits in Billpal, erscheint kein neuer Beleg. Während der Testphase hält Billpal die gesamte PDF-Datei zurück, wenn die Testphase beendet ist oder weniger Belege übrig sind, als die PDF-Datei enthält. Der Beleg zeigt Trial-Kontingent erreicht. Billpal teilt die PDF-Datei nach Abschluss des Abos auf und verarbeitet sie.

E-Rechnungen

Billpal verarbeitet ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs sowie Rechnungs-XML wie XRechnung (CII oder UBL). Eine Gutschrift als XML wird nicht angenommen. Gehören PDF und XML zur selben Rechnung, behält Billpal beide an einem Beleg. Das PDF ist die Vorschau. Die Beträge kommen aus der XML. Beim Lesen prüft Billpal die EN-16931-Rechnungsdaten. Eine nicht bestandene Prüfung steht als Notiz am Beleg. Sie blockiert den Export nicht. PDF/A-3 wird nicht geprüft. Passt kein Profil, bleibt die Prüfung ohne Ergebnis.

Doppelte Dateien

Wird dieselbe Datei mehrmals erfasst, auch über unterschiedliche Erfassungswege, behält Billpal den zuerst angelegten Beleg und legt keinen weiteren an. Billpal vergleicht die Datei selbst. Zwei unterschiedliche Scans oder Fotos derselben Papierrechnung gelten daher als unterschiedliche Dateien und können separate Belege erzeugen.

Wenn eine Datei nicht angenommen wird

Lade JPG- oder PNG-Anhänge aus einer E-Mail über Upload hoch oder sende sie per WhatsApp.
Verbinde das Lieferantenportal, wenn die Rechnung erst nach einer Anmeldung verfügbar ist.
Schlägt die Verarbeitung einer unterstützten Datei fehl, öffne den Beleg unter Belege und wähle Erneut verarbeiten. Weitere Hinweise findest du unter Belege finden und bearbeiten.

Erste Schritte

Belege erfassen

Belege verwalten

Export und Buchhaltung

Team und Konto

ChatGPT und Claude