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Nach dem Auslesen kontrolliert Billpal jeden Beleg auf Widersprüche: Ergeben Netto und Steuer das Brutto? Passen die Positionen zur Summe? Ist klar, auf welcher Seite dein Unternehmen steht? Geht eine dieser Kontrollen nicht auf, bekommt der Beleg den Status Prüfen. Den Status Prüfen kannst du auch selbst setzen oder von einer Regel setzen lassen, zum Beispiel wenn jemand im Team einen Beleg noch freigeben soll. Admins und Mitglieder können Hinweise beheben.

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Belege im Status Prüfen finden

  • Unter Belege zeigt der Tab Prüfen über der Liste nur diese Belege.
  • Im Beleg steht oben ein gelber Hinweis. Er nennt das Problem, meist mit den Beträgen, und daneben die passende Schaltfläche: Beheben oder Erledigt.
  • Ein Beleg kann mehrere Hinweise gleichzeitig haben. Er bleibt im Status Prüfen, bis alle erledigt sind.

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Einen Hinweis beheben

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Beleg öffnen

Lies den Hinweis oben im Beleg und halte die Originaldatei daneben. Die Datei ist die Quelle, nicht die ausgelesenen Werte.
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Beheben klicken

Ein Fenster zeigt nur die Felder, die den Widerspruch betreffen. Billpal rechnet beim Tippen mit und schlägt den Wert vor, der passen würde, zum Beispiel „Ändere Brutto auf 120,00 €“.
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Werte korrigieren

Übernimm die Werte aus der Originaldatei. Sobald alles zusammenpasst, wird das Symbol im Fenster grün.
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Speichern

Ist kein weiterer Hinweis offen, verlässt der Beleg den Status Prüfen.
In der Belegliste findest du Beheben auch im Menü einer Zeile. Es öffnet den Beleg direkt mit dem passenden Fenster.
Hinweise aus der automatischen Kontrolle kannst du nicht als erledigt markieren. Sie verschwinden erst, wenn die Angaben zusammenpassen. Ändert später jemand den Beleg so, dass der Widerspruch wieder auftritt, öffnet Billpal den Hinweis erneut.

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Die Hinweise im Einzelnen

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Lieferant und Kunde

Billpal muss wissen, ob dein Unternehmen auf dem Beleg Lieferant oder Kunde ist. Davon hängt ab, ob es ein Eingangs- oder ein Ausgangsbeleg ist und welches Konto in der Buchhaltung passt. Gibt es weitere Belege vom selben Absender mit demselben Problem, bietet das Fenster an, deine Auswahl auf diese Belege zu übertragen. So musst du nicht jeden einzeln öffnen. Alias eintragen: Öffne Einstellungen > Workspaces, wähle deinen Workspace und ergänze unter Alias weitere Namen oder Domains, unter denen deine Firma auf Belegen steht. Billpal erkennt dein Unternehmen dann auch unter diesem Namen. Im Fenster zu „Dein Unternehmen steht nicht auf diesem Beleg“ führt ein Link direkt dorthin.

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Beträge und Steuer

Diese Hinweise bedeuten fast immer, dass beim Auslesen eine Ziffer, eine Position oder ein Steuersatz falsch erkannt wurde. Im Fenster siehst du Netto, Steuer und Brutto und, wo nötig, die Positionen mit Menge, Beschreibung, Steuercode, Preis, Netto und Brutto.

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Zahlung

Billpal liest den Zahlstatus vom Beleg. Kontoauszüge sieht Billpal nicht, deshalb müssen Zahlstatus, Betrag und Datum auf dem Beleg zueinander passen. Wer einen Beleg als bezahlt markiert, braucht immer beides: einen Betrag unter Bezahlt und ein Zahldatum. Erst dann lässt sich speichern.

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Prüfungen durch dich oder eine Regel

Nicht jede Prüfung kommt aus der automatischen Kontrolle. Du kannst einen Beleg auch bewusst in den Status Prüfen setzen, damit ihn jemand ansieht.
  • Im Beleg: Klicke auf Bearbeiten, setze den Status auf Prüfen und schreib in die Notiz, was zu prüfen ist. Die Notiz ist Pflicht, damit die nächste Person weiß, worum es geht.
  • Mit einer Notiz: Schalte beim Schreiben einer Notiz Prüfung nötig ein. Erwähne mit @ die Person, die sich darum kümmern soll.
  • Mit einer Regel: Füge in einer Regel die Aktion Notiz anlegen hinzu und schalte Prüfung nötig ein. Beispiel: Alle Eingangsrechnungen ab 1.000 € bekommen die Notiz „Bitte freigeben“ und landen im Status Prüfen.
Diese Prüfungen schließt du selbst ab: im Beleg mit Erledigt oder in der Belegliste über das Zeilenmenü mit Prüfung erledigen. Für mehrere Belege auf einmal wählst du sie in der Liste aus und klickst auf Prüfung erledigen.

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Prüfen und Export

Ein Beleg im Status Prüfen kann exportiert werden. Damit nichts unbemerkt in die Datei für die Buchhaltung rutscht, zeigt das Exportfenster einen Hinweis wie „3 Belege im Status Prüfen“. Ein Klick darauf öffnet genau diese Belege. Behebe die Hinweise vor dem Export, wenn die Datei sauber sein soll. Exportierst du trotzdem, bleibt der Hinweis am Beleg offen, bis ihn jemand behebt.

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