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Unter Transaktionen stehen alle Zahlungen aus deinen Bank- und Kartenauszügen, über alle Konten hinweg, jeweils neben dem zugehörigen Beleg. Billpal führt keine Salden und bucht nicht. Alle Mitglieder des Workspace können Transaktionen importieren, bearbeiten, zuordnen, ausblenden und löschen. Dabei können sie ein Konto hinzufügen. Nur Admins können Konten bearbeiten oder löschen und Regeln für Transaktionen verwalten.

Kontoauszug importieren

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Transaktionen öffnen

Wähle in der Navigation Transaktionen.
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Datei hochladen

Wähle Hinzufügen, dann Auszug hochladen und Weiter. Wähle eine Datei und das Konto. Billpal trägt das Konto nur ein, wenn der Auszug es eindeutig belegt, etwa über die IBAN. Enthält eine Datei mehrere Auszüge, etwa EUR und USD, wählst du für jeden Auszug ein Konto. Unterstützt werden PDF, CSV, Excel, CAMT.053, MT940 und OFX mit bis zu 50 MB.
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Ergebnis prüfen

Eine Meldung zeigt, wie viele Transaktionen zu welchem Konto hinzugefügt wurden und wie viele bereits vorhanden waren.
Du kannst einen Auszug auch über WhatsApp senden. Billpal bestimmt zuerst den Workspace. Danach wählst du das Konto aus, am Ende der Liste steht Neues Konto. Gibt es noch kein Konto, öffnet Billpal ein Formular zum Anlegen und setzt danach den Import fort. Ohne Antwort wird nichts importiert. Per E-Mail werden nur PDF-Kreditkartenabrechnungen importiert, bei denen Aussteller, Kartenart und letzte vier Ziffern eindeutig sind. In ChatGPT und Claude läuft der Import über eine Karte: die Datei wird im Chat angehängt oder auf die Karte gelegt. Billpal liest das Konto aus der Datei. Kann es das Konto nicht erkennen, fragt die Karte danach. Gibt es noch kein Konto, fragen ChatGPT oder Claude nach der Bank und den letzten vier Ziffern der Karte oder der IBAN und legen das Konto zuerst an. Eine Datei, die kein Bank- oder Kartenauszug ist, wird abgelehnt. Rechnungen und Quittungen lädst du unter Belege hoch.

Transaktion manuell hinzufügen

Das eignet sich für eine Barzahlung oder eine Zahlung, die in einem Auszug fehlt.
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Formular öffnen

Wähle Hinzufügen, dann Manuell hinzufügen und Weiter.
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Zahlung eingeben

Wähle das Konto, Ausgang oder Eingang, das Buchungsdatum, den Betrag und die Währung. Name und Buchungstext sind optional. Für eine Barzahlung wähle Bargeld. Billpal legt das Konto Bargeld beim ersten Mal an.
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Speichern

Wähle Transaktion hinzufügen. Die Transaktion öffnet sich in den Details und erscheint unter Aktivitäten.
Eine manuell hinzugefügte Transaktion startet als Nicht zugeordnet. Ordne später ihren Beleg zu oder setze Kein Beleg, wenn keiner kommt. Alle Angaben, auch Betrag und Datum, kannst du jederzeit ändern. Lädst du später eine bar bezahlte Quittung hoch, ordnet Billpal sie einer nicht zugeordneten Transaktion vom Typ Geschäftlich auf Bargeld zu, wenn Betrag und Währung gleich sind und das Datum höchstens 3 Tage abweicht. Gibt es keine, legt Billpal eine neue Bartransaktion an.

Duplikate

Wird derselbe Zeitraum zweimal hochgeladen, etwa als PDF und als CSV, entstehen keine doppelten Transaktionen. Billpal vergleicht jede Transaktion mit den bereits vorhandenen des Kontos. Auch ausgeblendete Transaktionen werden nicht erneut hinzugefügt. Eine gelöschte Transaktion kommt zurück, wenn ihr Auszug erneut hochgeladen wird. Eine manuell hinzugefügte Transaktion kommt nicht doppelt hinzu, wenn ihr Auszug eintrifft. Enthält der Auszug auf demselben Konto eine Transaktion mit gleichem Betrag und gleicher Währung und einem Datum, das höchstens 3 Tage abweicht, behält Billpal deine Transaktion und übernimmt das Datum aus dem Auszug. Deine Tags, Belege und Änderungen bleiben erhalten. Ist Billpal nicht sicher, wird die Transaktion aus dem Auszug hinzugefügt. Die überzählige kannst du dann löschen. Eine im Auszug ausgewiesene Bankgebühr wird als eigene Transaktion importiert. Die Zahlung an den Lieferanten enthält die Gebühr nicht. Die Gebühr erhält den Status Kein Beleg.

Konto

Billpal erkennt das Konto am Kopf des Auszugs: an der IBAN, der Kontonummer oder den letzten vier Ziffern der Karte. Sie müssen zu genau einem deiner Konten passen. Ein einziges Konto bei derselben Bank reicht nicht. Nur eine per E-Mail gesendete Kreditkartenabrechnung kann selbst ein neues Konto anlegen. Ist das Konto nicht eindeutig, wählst du ein Konto oder legst eines an, bevor der Import fortgesetzt wird. Bis dahin zeigt ein Hinweis auf der Seite Transaktionen den wartenden Import. Es gibt kein allgemeines Ersatzkonto.
  • Wähle im Hinweis Konto wählen und dann das Konto. Billpal fügt danach die Transaktionen hinzu.
  • Willst du die Datei nicht importieren, wähle Konto wählen und dann Auszug löschen. Die Datei wird gelöscht. Transaktionen wurden noch keine hinzugefügt.
  • Ein Auszug, der 7 Tage auf ein Konto wartet, wird gelöscht. Wird dieselbe Datei erneut hochgeladen, ersetzt sie den wartenden Auszug.
Admins verwalten Konten unter Einstellungen > Bankkonten. Dort können sie Bankkonten und Karten hinzufügen, umbenennen, bearbeiten und löschen. Beim Löschen werden auch alle Transaktionen und Zuordnungen des Kontos gelöscht. Ein verbundenes Konto muss zuerst getrennt werden.

Status und Typ

Die Tabs Alle, Zugeordnet, Nicht zugeordnet und Kein Beleg filtern nach Status. Neben der Suche filtert Alle Typen nach Typ. Der Kontofilter steht unter Filter, sobald der Workspace zwei oder mehr Konten hat. Eine Transaktion ist erst Zugeordnet, wenn ihre Belege den vollen Betrag decken. In derselben Währung muss der Betrag auf den Cent gedeckt sein. Bei Belegen in einer anderen Währung sind bis zu 5 % Abweichung möglich. Belege mit einem höheren Betrag als die Zahlung decken sie ebenfalls. Eine teilweise gedeckte Transaktion bleibt Nicht zugeordnet und zeigt unter dem Status eine Zeile, etwa „Zugeordnete Belege decken nur 39,90 € von 120,00 €. Bitte füge die fehlenden hinzu.“ Der vollständige Text erscheint beim Darüberfahren. Braucht der restliche Betrag keinen Beleg, setze Kein Beleg. Die Zuordnungen bleiben erhalten und die Transaktion gilt als Zugeordnet. Kein Beleg entfernt nie eine Zuordnung. Kein Beleg ist eine bewusste Entscheidung. Neue Transaktionen, auch manuell hinzugefügte, starten als Nicht zugeordnet. Der Typ ist davon getrennt:
  • Geschäftlich: Eine geschäftliche Transaktion.
  • Privat: Eine private Transaktion. Eine bestehende oder manuelle Zuordnung bleibt erhalten, die automatische Zuordnung überspringt sie.
  • Umbuchung: Geld zwischen eigenen Konten. Umbuchungen haben weder Beleg noch Sachkonto. Hat Billpal beide Seiten verknüpft, zeigt die Transaktion die andere Seite unter Gegenbuchung.
Billpal teilt keine Beträge auf. Ist eine Zahlung nur teilweise geschäftlich, etwa die Miete mit Arbeitszimmer, setze Geschäftlich und ändere den Buchungstext etwa in „Miete, 20 % geschäftlich“. Eine Regel kann denselben Buchungstext jeden Monat setzen.

Zuordnung

Billpal ordnet eine Transaktion einer Rechnung, Quittung oder Gutschrift zu, wenn Betrag, Datum, Richtung sowie Lieferant oder Kunde passen. Ein Betrag allein führt nie zu einer Zuordnung. Skonto, Teilzahlungen und eine Zahlung für mehrere Belege ordnest du manuell zu. Öffne dafür die Transaktion und wähle Hinzufügen. Belege mit ähnlichem Betrag und Datum stehen oben. Auf einem Beleg kannst du eine Transaktion auch in der Karte Zahlung zuordnen.

Zahlungsdienste wie Stripe

Ein Zahlungsdienst wie Stripe oder PayPal nimmt die Zahlung deines Kunden entgegen, behält seine Gebühr ein und zahlt den Rest an deine Bank aus. Die Auszahlung auf dem Kontoauszug ist deshalb kleiner als die Rechnung. Einer Rechnung zugeordnet, deckt sie nur einen Teil davon. Damit Rechnungen in voller Höhe zugeordnet werden, legst du den Zahlungsdienst als eigenes Konto an und importierst dort seine Saldoberichte. Der Dienst wird dann wie ein Bankkonto behandelt:
  • Jede Kundenzahlung kommt in voller Höhe an und wird der Rechnung zugeordnet.
  • Die Gebühr, die Stripe von einer Zahlung abzieht, wird eine eigene Transaktion mit dem Status Kein Beleg.
  • Die Auszahlung verlässt das Konto des Dienstes und kommt auf deinem Bankkonto an. Billpal setzt beide Seiten auf Umbuchung, wenn der Betrag gleich ist und die Daten höchstens 5 Tage auseinanderliegen.
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Konto anlegen

Wähle unter Einstellungen > Bankkonten die Option Konto hinzufügen, dann Bankkonto, und wähle Stripe als Institut. Stripe hat keine IBAN, lass Kontonummern daher leer.
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Berichte aus Stripe exportieren

Lade im Stripe-Dashboard aus dem Saldobericht (Balance) zwei aufgeschlüsselte CSV-Berichte für denselben Zeitraum herunter: Balance change from activity (der Dateiname beginnt mit Itemized_balance_change_from_activity) und Payouts (Itemized_payouts). Füge vor dem Herunterladen des Aktivitätsberichts die Spalte customer_name oder customer_email hinzu. Billpal ordnet eine Rechnung nur zu, wenn Transaktion und Beleg einen Namen, eine IBAN oder eine Belegnummer gemeinsam haben. Ohne diese Spalte stimmen die Beträge, die Rechnungen ordnest du aber manuell zu.
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Beide Dateien auf das Stripe-Konto hochladen

Lade die Dateien wie jeden Auszug hoch und wähle das Stripe-Konto. Stripe erstellt pro Währung einen eigenen Bericht. Lade die USD-Berichte auf dasselbe Konto hoch.
Hast du eine Auszahlung auf deinem Bankkonto bereits einer Rechnung zugeordnet, entferne diese Zuordnung, bevor du die Stripe-Berichte importierst. Billpal erkennt Umbuchungen nur, wenn neue Transaktionen eintreffen, und überspringt bereits zugeordnete. Andernfalls setzt du den Typ der Auszahlung selbst auf Umbuchung. Stripe berechnet auch Gebühren, die nicht von einer einzelnen Zahlung abgezogen werden, etwa tägliche Gebühren für Billing und Stripe Tax. Sie erscheinen als kleine Transaktionen auf dem Stripe-Konto. Stripe fasst alle Gebühren eines Monats in einer Rechnung zusammen, die Billpal diesen Transaktionen nicht automatisch zuordnet. Eine Transaktionsregel schließt sie ab:
  • Regeln > Transaktionen, Ausgang
  • Konto ist das Stripe-Konto
  • Buchungstext enthält fee
  • Status: Kein Beleg
Wende die Regel nach dem Speichern auf bestehende Transaktionen an. Die monatliche Gebührenrechnung von Stripe bleibt eine Eingangsrechnung unter Belege und wird wie jede andere exportiert. Keine Transaktion bezahlt sie, weil Stripe die Gebühren vom Guthaben abzieht.

Transaktion bearbeiten

Wähle eine Zeile, um die Details der Transaktion zu öffnen. Ein Link zu einer einzelnen Transaktion öffnet dieselben Details. Mit Speichern übernimmst du Änderungen, mit Abbrechen verwirfst du sie.

Angaben aus dem Auszug korrigieren

Wurde der Auszug falsch gelesen oder soll ein Text klarer sein, wähle Transaktion bearbeiten (der Stift neben der Schaltfläche zum Schließen). Änderbar sind:
  • Name und Buchungstext. Ein leeres Feld entfernt den Wert.
  • Buchungsdatum und Valutadatum. Das Valutadatum lässt sich entfernen.
  • Betrag. Ausgänge werden mit Minuszeichen eingegeben. Der Betrag darf nicht 0 sein.
  • Währung.
Wähle Speichern. Die Änderungen erscheinen in der Liste, in Downloads und in Exporten. Die Suche findet den neuen und den ursprünglichen Text. Billpal behält die Werte aus der Datei. Wird derselbe Auszug erneut hochgeladen, kommt die bearbeitete Transaktion deshalb nicht doppelt hinzu. Zuordnungen bleiben beim Bearbeiten erhalten. Wird der Betrag einer zugeordneten Transaktion kleiner, gilt für die zugeordneten Belege nur noch der neue Betrag als bezahlt. Einige Änderungen lehnt das System mit einem Hinweis am Feld ab:
  • Die Währung oder das Vorzeichen des Betrags einer zugeordneten Transaktion. Entferne zuerst die Zuordnung.
  • Buchungsdatum, Betrag oder Währung einer Umbuchung, die mit der Transaktion auf dem anderen Konto verknüpft ist. Ändere zuerst den Typ.
  • Ein Wert, den inzwischen jemand anderes geändert hat. Prüfe den neuen Wert und wähle erneut Speichern.
Nach einer Bearbeitung ordnet Billpal nicht neu zu und wendet keine Regeln an. Um eine Bearbeitung zurückzunehmen, wähle bei ihrem Eintrag unter Aktivitäten Bearbeitung rückgängig machen. Eine Transaktion, die seitdem erneut geändert wurde, bleibt unverändert. Eine Barzahlung, die aus einem Beleg entstanden ist, folgt dem Beleg und hat keine Schaltfläche Transaktion bearbeiten. Manuell hinzugefügte Bartransaktionen bearbeitest du wie jede andere.

Transaktionen eines Auszugs auf ein anderes Konto verschieben

Stammt eine Transaktion aus einem Kontoauszug, verschiebt eine Änderung unter Konto alle Transaktionen dieses Auszugs, die auf demselben Konto liegen. Vorher erscheint eine Bestätigung wie „Alle 42 Transaktionen aus kontoauszug_09.pdf auf Visa •••• 1234 verschieben?“. Spätere Auszüge mit derselben Kontonummer landen auf dem neuen Konto. Um nur ausgewählte Transaktionen zu verschieben, markiere sie in der Liste und wähle Konto ändern.

Mehrere Transaktionen bearbeiten

Markiere Zeilen in der Liste, um Konto, Status, Typ, Sachkonto oder Tags zu ändern. Ausgewählte Transaktionen kannst du außerdem herunterladen, ausblenden, einblenden oder löschen. Im Menü der Aktionsleiste stehen Status ändern, Typ ändern und Tag hinzufügen. Status ändern setzt Nicht zugeordnet oder Kein Beleg. Nicht zugeordnet ist nur möglich, wenn jede ausgewählte Transaktion Geschäftlich ist. Kein Beleg behält bestehende Zuordnungen, und eine nur teilweise gedeckte Transaktion bleibt Zugeordnet. Barzahlungen aus einem Beleg sind ausgenommen. Sind nur solche ausgewählt, ist Status ändern nicht verfügbar. Typ ändern setzt Geschäftlich, Privat oder Umbuchung. Umbuchung hebt die Zuordnungen auf, entfernt das Sachkonto und setzt den Status auf Kein Beleg. Sind nur Barzahlungen ausgewählt, lässt sich Umbuchung wählen, aber Typ ändern bleibt aus. Sind auch andere Transaktionen dabei, werden diese zu Umbuchungen. Die Barzahlungen bleiben unverändert. Mit Bearbeiten setzt du außerdem denselben Namen oder Buchungstext für alle ausgewählten Transaktionen. Ein leeres Feld bleibt unverändert. Um einen Namen oder Buchungstext zu entfernen, bearbeite die einzelne Transaktion. Tag hinzufügen ergänzt Tags und behält vorhandene.

Kontoauszugsdateien

Die Spalte Dateiname zeigt den Auszug, aus dem eine Transaktion stammt. Wähle den Dateinamen, um die Vorschau zu öffnen, und Herunterladen, um die Datei zu speichern. Der Import-Eintrag unter Aktivitäten öffnet dieselbe Vorschau.

Ausblenden und löschen

Ausblenden eignet sich für Zahlungen, die nicht in Billpal gehören, etwa private Zahlungen von einem Konto, das auch geschäftlich genutzt wird.
  • Ausblenden entfernt eine Transaktion aus der Liste, den Tabs, den Zählern und der Zuordnung. Billpal schlägt sie für keinen Beleg mehr vor. Zuordnungen, Typ und Status bleiben unverändert. Um ausgeblendete Transaktionen zu sehen, setze unter Filter Ausgeblendet auf Ja. Die Liste zeigt dann nur diese Transaktionen. Mit Einblenden holst du eine Transaktion zurück.
  • Löschen entfernt die Transaktion und löst ihre Zuordnung. Der Beleg ist danach wieder offen. Wird der Auszug erneut hochgeladen, kommt die Transaktion zurück.
Eine ausgeblendete Transaktion bleibt ausgeblendet, wenn ihr Auszug erneut hochgeladen wird. Ein Download der Transaktionen für einen Zeitraum lässt ausgeblendete Transaktionen weg und nennt deren Anzahl. Ausgeblendete Transaktionen, die du bei Ausgeblendet auf Ja selbst auswählst, sind enthalten. Ein Beleg, der einer ausgeblendeten Transaktion zugeordnet ist, zeigt diese Zahlung weiterhin im Belegexport.

Import rückgängig machen

Unter Aktivitäten zeigt der Eintrag eines Imports, wie viele Transaktionen hinzugefügt wurden, darunter die Datei des Auszugs. Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, zeigt ein zweiter Eintrag von Billpal, wie viele Transaktionen Belegen zugeordnet wurden. Ein Klick auf die Anzahl zeigt nur die Transaktionen dieses Imports. Import rückgängig machen im Eintrag des Imports löscht alle Transaktionen aus dieser Datei zusammen mit der Datei. Zuordnungen werden entfernt. Hat der Import aus einer E-Mail ein Kartenkonto angelegt, wird es ebenfalls entfernt, außer es wurde bearbeitet oder wird anderweitig verwendet. Danach kann die Datei erneut hochgeladen werden.

Barzahlungen

Ein Beleg mit der Zahlart Barzahlung erhält eine zugeordnete Transaktion auf dem Konto Bargeld, außer er passt zu einer manuell hinzugefügten Bartransaktion (siehe Transaktion manuell hinzufügen oben). Eine Bartransaktion, die aus einem Beleg entstanden ist, folgt dem Beleg. Betrag, Datum und Währung kommen aus dem Beleg. Ändere sie dort. Wird die Zahlart geändert oder der Beleg gelöscht, verschwindet sie. An der Transaktion selbst kannst du ändern:
  • Tags
  • Typ: Geschäftlich oder Privat
  • Transaktion ausblenden
Konto, Status, Sachkonto und die Zuordnung lassen sich an der Transaktion nicht ändern.

Geteilte Tags

Eine zugeordnete Transaktion und ihre Belege zeigen dieselben Tags. Ein Tag, den du an der Transaktion hinzufügst, erscheint auch am Beleg und umgekehrt. Entfernst du einen geteilten Tag, verschwindet er auf beiden Seiten. Wird eine Zuordnung entfernt, behält jede Seite nur die Tags, die an ihr hinzugefügt wurden.

Private Zahlungen und Rechtsform

Eine private Transaktion erhält das Privatkonto aus deinem Kontenplan. Welches, bestimmt die Rechtsform in den Firmendaten des Workspace:
  • Besteuerung beim Inhaber (Einzelunternehmen, Personengesellschaft): Privatentnahmen für Ausgaben, Privateinlagen für Einnahmen.
  • Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, FlexCo): Verrechnungskonto Gesellschafter.
Diese Konten stehen unter Einstellungen > Buchhaltung > Konten wie alle anderen Konten. Sie werden nur für Transaktionen angeboten, nie für Belege. Siehe Privatkonten.

Regeln für Transaktionen

Unter Regeln > Transaktionen gibst du der Regel einen Namen und wählst Ausgang oder Eingang. Danach fügst du mindestens eine Bedingung hinzu. Eine Transaktion muss alle Bedingungen erfüllen. Füge mindestens eine Aktion hinzu. Jede Bedingung und jede Aktion ist pro Regel einmal möglich. Regel erstellen im Menü oder in den Details einer Transaktion übernimmt Richtung und Empfänger in eine neue Regel, ab zwei Konten auch das Konto. Nach dem Speichern kannst du die Regel auf bestehende Transaktionen anwenden. Manuell gesetzte Werte überschreibt eine Regel nicht, auch keinen selbst bearbeiteten Namen oder Buchungstext.

Aktivitäten

Jede Änderung an einer Transaktion steht unter Aktivitäten, zusammen mit der Person, die sie vorgenommen hat. Automatische Änderungen zeigen Billpal. Änderungen über ChatGPT oder Claude zeigen die Person mit dem Zusatz „über ChatGPT“ oder „über Claude“. Eine Änderung an mehreren Transaktionen ist ein einziger Eintrag mit der Anzahl.

Verwandte Seiten

Regeln

Belege mit Regeln automatisieren.

Kontenplan

Die Sachkonten für Kategorien verwalten.