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Billpal erstellt für DATEV Importdateien im EXTF-Format und auf Wunsch eine ZIP mit den Belegbildern. Du importierst sie in DATEV, gebucht wird erst dort.

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DATEV verbinden

Ein Admin verbindet DATEV einmal unter Einstellungen > Buchhaltung, Tab Integrationen. Billpal fragt dabei nach:
  • Beraternummer und Mandantennummer: Beide müssen zum Mandanten in DATEV passen.
  • Wirtschaftsjahr
  • Sachkontenlänge: Sie muss zur Sachkontenlänge des Mandanten passen, sonst weist DATEV den Import zurück. 8400 ist zum Beispiel 4-stellig, 44010 5-stellig.
  • Bereiche für Debitoren und Kreditoren: Neue Kunden bekommen die nächste freie Debitorennummer, neue Lieferanten die nächste freie Kreditorennummer. Nummern, die ein Kontakt schon hat, bleiben unverändert.
Klicke oben rechts auf Export, wähle als Format DATEV und den Zeitraum. Mehr zu den Optionen unter Exporte.

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Diese Dateien bekommst du

Der Export ist eine ZIP-Datei (datev_….zip) mit zwei Dateien:
  • EXTF_Buchungsstapel.csv mit dem Buchungsstapel
  • EXTF_DebKred_Stamm.csv mit Debitoren und Kreditoren
Diese ZIP enthält keine Belegbilder, das Feld Beleglink bleibt darin leer. Schaltest du beim Export Belege mit Beleglink herunterladen ein, bekommst du zusätzlich datev_belege_….zip für den Belegtransfer. Umfasst der Zeitraum mehrere Wirtschaftsjahre, liegt für jedes Jahr eine eigene Buchungsstapel-Datei in der ZIP. Importiere jede davon einzeln.

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Import

1

Belegbilder hochladen (falls vorhanden)

Lade datev_belege_….zip ungeöffnet im Belegtransfer hoch. Lade die ZIP mit den EXTF-Dateien (datev_….zip) dort nicht hoch.
2

EXTF-ZIP entpacken

Entpacke datev_….zip auf deinem Rechner.
3

CSV-Dateien über die Stapelverarbeitung importieren

Importiere EXTF_Buchungsstapel.csv als Buchungsstapel und EXTF_DebKred_Stamm.csv als Debitoren/Kreditoren. Liegen mehrere Buchungsstapel-Dateien bei, importiere jede einzeln.
4

Buchungsinformationen übergeben

Hast du Belegbilder hochgeladen, übergib danach die Buchungsinformationen. Über den Beleglink (BEDI) verknüpft DATEV Buchung und Beleg.
Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge in den Kopfzeilen der Dateien müssen zu DATEV passen.

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Wo die Belege in DATEV landen

Nach dem Belegtransfer findest du die Belege in DATEV Unternehmen online unter Buchführung / IMPORT, dort im Ordner des Jahres und dann des Monats, zum Beispiel „09 September“. Im Posteingang liegen sie nicht. Sie sind archivierungsrelevant und festgeschrieben.

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Was in der Datei steht

Eingangsrechnungen: Innergemeinschaftlicher Erwerb (BU 42/43) und EU-Reverse-Charge (BU 94/95) sind enthalten. Fehlt dabei der Steuersatz oder steht 0 % auf dem Beleg, bucht Billpal 19 %. Freiwilliges Trinkgeld steht in einer zweiten Zeile mit BU 40, ohne Vorsteuer. Ausgangsrechnungen: Innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr und EU-Reverse-Charge gehen nur auf die DATEV-Automatikkonten, also SKR03 8125, 8120 und 8336 oder SKR04 4125, 4120 und 4336. Inländisches Reverse-Charge nach §13b ist nicht enthalten. Die normale Umsatzsteuer bleibt auf dem Automatikkonto, ohne BU-Schlüssel.

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Ausgelassene Belege

Kann Billpal einen Beleg nicht in die Datei übernehmen, weist es nach dem Export darauf hin. Öffne den Hinweis, um die Belege zu sehen. Häufige Gründe:
  • Der Beleg ist eine Mahnung oder eine Quittung, die schon an einer Rechnung hängt. So wird der Betrag nicht doppelt gebucht.
  • Am Kontakt fehlt das Personenkonto.
  • Das Konto übernimmt DATEV nicht, oder bei einer Ausgangsrechnung ist das falsche Konto gesetzt.
  • Es fehlt ein Wechselkurs, oder DATEV nimmt die Währung nicht an.
  • DATEV importiert den Umsatzsteuerfall nicht, zum Beispiel wenn die USt-IdNr. fehlt oder keine EU-Nummer ist, bei einem anderen Satz als 19 % oder 7 %, gemischter Umsatzsteuer oder Positionen, die nicht zur Summe passen.
  • Es fehlt das Belegdatum oder ein Sachkonto.
  • In der Beleg-ZIP: Das PDF fehlt oder ist größer, als DATEV es annimmt.