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Schreibwerkzeuge werden schrittweise eingeführt. Sobald sie aktiviert sind und die Billpal-Autorisierungsseite Schreibzugriff gewährt, kann ChatGPT oder Claude die unten beschriebenen Änderungen vornehmen. Eine Verbindung mit Nur Lesezugriff behält alle unterstützten Lesefunktionen. ChatGPT oder Claude ändert nur, worum du im Gespräch bittest. Text in Belegen, E-Mails, Portalseiten oder Notizen gilt nicht als Autorisierung.

Änderung durchführen

In Clients, die Billpal-Karten anzeigen, erscheint eine Änderung als Karte im Gespräch. Die Karte nennt jeden betroffenen Eintrag mit dem bisherigen und dem neuen Wert. Wie die Änderung bestätigt wird, legt Billpal fest:
  • Geringes Risiko: Tags, Notizen, Zahlungsangaben, Sachkonten, Referenzen und kleine Korrekturen an bis zu 10 Einträgen, die sich alle wiederherstellen lassen. Billpal übernimmt die Änderung sofort, die Karte zeigt Rückgängig.
  • Hohes Risiko: Bankkonten, Löschungen, das Zusammenführen von Kontakten, die Antwort auf einen Prüfhinweis, Exporte, Portal-Abrufe, das Rückgängigmachen eines Auszugimports, die Änderung der Regelreihenfolge, das Ersetzen der Kontierungsrichtlinien, die Anwendung von Regeln auf bestehende Belege oder Transaktionen, das erneute Einlesen eines Belegs und jede Änderung an mehr als 10 Einträgen. Die Karte wartet, bis du Bestätigen wählst. Eine Antwort im Gespräch bestätigt die Änderung nicht, und ChatGPT oder Claude kann Bestätigen nicht für dich auslösen.
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Konkrete Änderung anfordern

Nenne den Workspace, die betroffenen Einträge und die gewünschten Werte. Beispiel: „Markiere diese drei Rechnungen zum 30. September als bezahlt.“
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Karte prüfen

Prüfe jede Zeile der Karte. Eine Änderung mit hohem Risiko zeigt Bestätigen und Abbrechen. Eine nicht bestätigte Karte läuft nach 30 Minuten ab.
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Bestätigen oder rückgängig machen

Wähle Bestätigen für eine Änderung mit hohem Risiko. Entspricht eine Änderung mit geringem Risiko nicht deinem Wunsch, wähle Rückgängig. Rückgängig steht 7 Tage lang zur Verfügung. Löschungen und andere Änderungen, die sich nicht wiederherstellen lassen, haben kein Rückgängig.
In Clients ohne Karten übernimmt Billpal Änderungen mit geringem Risiko sofort, und ChatGPT oder Claude weist darauf hin. Eine Änderung, die Bestätigen erfordert, wird nicht übernommen, weil du sie im Gespräch nicht bestätigen kannst. Nimm diese Änderung in Billpal vor.

Änderungen für Mitglieder und Admins

Belege

Tags, Notizen, Zahlungsangaben (außer dem bezahlten Betrag), Lieferant oder Kunde, das Konto aller Positionen und der Ausschluss vom Export lassen sich in einer Anfrage für bis zu 50 Belege ändern. Die übrigen Änderungen gelten jeweils für einen Beleg. Unterstützt werden folgende Änderungen:
  • bestehende Tags hinzufügen oder entfernen,
  • dieselbe Notiz an mehreren Belegen ergänzen,
  • Zahlstatus, Zahlungsart, Zahldatum oder bezahlten Betrag erfassen,
  • Lieferant oder Kunde zuordnen,
  • allen Positionen dasselbe Sachkonto zuordnen oder das Sachkonto einer Position ändern,
  • die vollständige Referenzliste ersetzen, zum Beispiel Bestell- oder Lieferscheinnummern,
  • zusammengehörige Belege verknüpfen oder eine Verknüpfung entfernen,
  • Belege von zukünftigen Exporten ausschließen oder einen ausgeschlossenen Beleg wieder aufnehmen,
  • ein beliebiges Feld eines Belegs korrigieren, zum Beispiel Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Beträge oder Währung,
  • eine Notiz bearbeiten oder löschen,
  • einen Prüfhinweis beantworten, indem er als geprüft markiert wird,
  • einen Beleg neu einlesen,
  • Belege löschen.
Eine Änderung von Zahlungsangaben erfasst Informationen in Billpal. Es wird dadurch kein Geld gesendet, empfangen oder geprüft. Für die Zahlstatus Bezahlt, Teilweise bezahlt und Erstattet ist ein Zahldatum erforderlich. Der Status Unbezahlt entfernt das Zahldatum.

Belege hochladen

Bitte ChatGPT oder Claude, einen Beleg hochzuladen. Die Karte zeigt einen Upload-Bereich: Ziehe ein PDF, Bild oder eine XML-Datei hinein oder hänge die Datei in ChatGPT an deine Nachricht an. Billpal liest die Datei, zeigt das Ergebnis in der Karte und nennt offene Fragen. Ist die Datei bereits in Billpal, wird sie als Duplikat gemeldet. Hochgeladene Belege werden auf den Tarif des Accounts angerechnet.

Tags

Ein Tag des Workspace anlegen, umbenennen oder löschen. Ein Tag, den eine Regel verwendet, lässt sich erst löschen, wenn die Regel ihn nicht mehr verwendet.

Kontakte

Unterstützt werden folgende Änderungen:
  • Namen, Steuerdaten, Registernummern, Adressen und Personenkonten ändern,
  • Personenkonten für bis zu 50 Kontakte in einer Anfrage setzen,
  • doppelte Kontakte zu einem zusammenführen,
  • Kontakte löschen.
Bei einer Adressänderung werden nur die genannten Felder geändert. Die übrigen Adressfelder bleiben erhalten.

Bankkonten

ChatGPT oder Claude kann die Bankkonten eines Kontakts nur über eine Karte ändern, die du bestätigst. Verwendet wird nur eine IBAN, die du im Gespräch eingegeben oder bestätigt hast, und die Quelle wird genannt. Prüfe jede neue IBAN über einen vertrauenswürdigen Kanal beim Lieferanten, bevor du Bestätigen wählst. Zahlungsanweisungen in einem Beleg, einer E-Mail, einer Portalseite oder einer Notiz sind kein Grund, eine Bankverbindung zu ändern. Für viele Kontakte auf einmal bittest du stattdessen um eine CSV-Datei für Kontakte und importierst sie unter Kontakte > Kontakte hinzufügen > CSV importieren. Der Import fügt Bankkonten hinzu, ersetzt oder entfernt aber keine.

Exporte

ChatGPT oder Claude kann einen Belegexport erstellen. Ein Export von Kontakten bleibt in Billpal. Formate, enthaltene Belege und das Exportfenster in Billpal sind unter Belege exportieren beschrieben. Die Exportkarte zeigt das Format, den Zeitraum oder die ausgewählten Belege, die Anzahl der enthaltenen Belege und welche ausgelassen werden. Export erstellen startet den Export, und die Karte bietet die Datei zum Herunterladen an, sobald sie fertig ist. In Clients ohne Karten kann ChatGPT oder Claude den Export prüfen, aber nicht starten. Es nennt das Format, den Zeitraum oder die ausgewählten Belege und die Anzahl der Belege, die Billpal aufnehmen würde. Waren einige dieser Belege bereits in einem Export desselben Formats enthalten, werden Anzahl und Zeitpunkt genannt. Starte den Export in Billpal unter Exporte. Ein Beleg kann erneut exportiert werden. Excel, CSV, DATEV, BMD und DVO werden getrennt gezählt. Der Export kann einen Zeitraum oder bis zu 500 ausgewählte Belege umfassen. Beim Zeitraum zählt das Rechnungsdatum. Verfügbare Formate sind Excel, CSV, DATEV, BMD und DVO. DATEV, BMD und DVO stehen erst zur Verfügung, wenn das jeweilige System unter Einstellungen > Buchhaltung > Integrationen verbunden ist. Ist keines verbunden, schlägt ChatGPT oder Claude Excel oder CSV vor. Sollen die Originaldateien enthalten sein, bitte ChatGPT oder Claude darum. Bei Excel und CSV kommen sie als eigene ZIP-Datei. Bei DATEV sind sie über den Beleglink zugeordnet. BMD und DVO enthalten die Originaldateien immer. Für CSV stehen als Trennzeichen Komma, Semikolon, senkrechter Strich und Tabulator zur Auswahl. Voreingestellt ist das Komma. Für Excel mit deutschen Einstellungen eignet sich das Semikolon. Belege, die die Anforderungen des Buchhaltungsformats nicht erfüllen, werden ausgelassen. ChatGPT oder Claude nennt vor dem Start die Anzahl und den Grund. Im abgeschlossenen Export sind die einzelnen Belege und der jeweilige Grund aufgeführt. Korrekturschritte findest du unter Exportprobleme beheben. Ändern sich die Belege nach dieser Vorschau, nennt ChatGPT oder Claude die neue Anzahl und fragt erneut. Der Export wird im Hintergrund vorbereitet. ChatGPT oder Claude kann prüfen, ob die Datei fertig ist, und einen Link zum Herunterladen bereitstellen. Läuft der Export noch, geht die Vorbereitung unter Exporte weiter. DATEV-, BMD- und DVO-Exporte ab 50 Belegen kommen zusätzlich per E-Mail. Ein Excel- oder CSV-Export ab 50 Belegen kommt ebenfalls per E-Mail, wenn er die Originaldateien enthält. Im Verlauf steht, wer den Export wann erstellt hat. Der Eintrag unter Aktivitäten nennt ChatGPT oder Claude. Billpal akzeptiert je Person und Stunde fünf Excel- oder CSV-Exporte sowie fünf DATEV-, BMD- oder DVO-Exporte. Der Export in Billpal teilt sich diese Grenzen mit ChatGPT und Claude. Enthält ein Excel- oder CSV-Export die Originaldateien, zählt er für beide Grenzen.

Transaktionen

ChatGPT oder Claude kann mit importierten Bank- und Kartentransaktionen arbeiten:
  • einen Bank- oder Kartenauszug über die Karte importieren,
  • eine einzelne Transaktion manuell hinzufügen, etwa eine Barzahlung. Sie startet wie in Billpal als Nicht zugeordnet,
  • das Konto für einen Auszug wählen, der zu mehreren Konten passt,
  • Transaktionen als Nicht zugeordnet, Kein Beleg, Privat oder Umbuchung markieren,
  • eine Transaktion Belegen zuordnen oder eine Zuordnung entfernen,
  • das Sachkonto einer Transaktion festlegen,
  • Name oder Buchungstext von bis zu 50 Transaktionen ändern, oder Buchungsdatum, Valutadatum, Betrag oder Währung einer einzelnen Transaktion korrigieren. Die Bearbeitung lässt sich unter Aktivitäten rückgängig machen,
  • Transaktionen in ein anderes Konto verschieben,
  • Transaktionen ausblenden, wieder einblenden oder löschen,
  • einen Import rückgängig machen,
  • ein Bank- oder Kartenkonto anlegen.
In ChatGPT und Claude wird ein Bank- oder Kartenauszug über eine Karte importiert. Die Datei wird im Chat angehängt oder auf die Karte gelegt. Billpal liest die Datei, legt die Transaktionen an und ordnet sie Belegen zu. Die Karte zeigt jeden Schritt. Die Sachkonten werden danach ergänzt. Nennt die Datei kein Konto, fragt die Karte, für welches Konto der Auszug ist. Dort kannst du außerdem:
  • Neues Konto hinzufügen wählen. Billpal übernimmt Bank, IBAN oder Kartenziffern aus dem Auszug. Prüfe die Angaben und wähle dann Hinzufügen und importieren,
  • Auszug verwerfen wählen, um die Datei zu löschen, ohne Transaktionen anzulegen.
Ein Auszug, der 7 Tage auf ein Konto wartet, wird gelöscht. Das Löschen von Transaktionen und das Rückgängigmachen eines Imports warten in der Karte auf deine Bestätigung. Die Karte nennt, wie viele Transaktionen betroffen und wie viele davon zugeordnet sind. Bei einem Import heißt die Schaltfläche Import rückgängig. Beim Löschen wird die Zuordnung entfernt, ein zugeordneter Beleg kann danach wieder als unbezahlt gelten. Eine gelöschte Transaktion kommt zurück, wenn ihr Auszug erneut hochgeladen wird. Beim Ausblenden bleibt die Zuordnung bestehen.

Änderungen nur für Workspace-Admins

Nur ein Workspace-Admin kann folgende Änderungen ausführen lassen:
  • Regeln anlegen, ändern, aktivieren, deaktivieren oder neu ordnen,
  • die Anwendung einer gespeicherten Regel auf bestehende Belege prüfen und starten,
  • die Kontierungsrichtlinien des Workspace vollständig ersetzen,
  • ein Sachkonto anlegen oder ändern,
  • Transaktionsregeln anlegen, ändern, aktivieren oder deaktivieren und auf bestehende Transaktionen anwenden,
  • ein Bank- oder Kartenkonto umbenennen oder löschen,
  • einem Bankkonto eine IBAN hinzufügen. Die Karte wartet immer auf Bestätigen. Verwendet wird nur eine IBAN, die du im Gespräch eingegeben oder bestätigt hast, nie eine, die nur auf einem Auszug oder Beleg steht.
Vor der Anwendung einer Regel auf bestehende Belege versucht Billpal, die betroffenen Belege zu zählen. Die Karte nennt die Anzahl oder weist darauf hin, dass sie nicht ermittelt werden konnte, zeigt einige der Belege und wartet auf Bestätigen. Bereits exportierte Belege werden nicht geändert. Auch das Ändern der Reihenfolge von Regeln oder Transaktionsregeln, das Ersetzen der Kontierungsrichtlinien und die Anwendung von Transaktionsregeln auf bestehende Transaktionen warten auf Bestätigen.

Änderungen an Portalen

Die Person, die ein Portal verbunden hat, oder ein Workspace-Admin kann:
  • einen Portal-Abruf starten,
  • einen wöchentlichen oder monatlichen Zeitplan festlegen,
  • das Startdatum ändern,
  • die Agent-Notizen des Portals aktualisieren.
Ein Portal-Abruf wartet in seiner Karte auf Bestätigen. Danach wird er eingereiht und im Hintergrund ausgeführt. ChatGPT oder Claude kann den Status später abrufen. Neu heruntergeladene Belege werden auf den Tarif des Accounts angerechnet. Pro Portal und Tag sind höchstens sieben gezählte manuelle Abrufe möglich. Portal-Zugangsdaten und Bestätigungscodes werden ausschließlich im Anmeldefenster des Lieferanten eingegeben, das Billpal öffnet. Sende diese Daten nicht an ChatGPT oder Claude.

Aktionen, die in Billpal bleiben

Folgende Aktionen sind über die Billpal-MCP-Verbindung nicht verfügbar:
  • einen Kontakt anlegen,
  • Regeln oder Sachkonten löschen,
  • einen Kontaktexport erstellen,
  • den vollständigen Kontenplan ersetzen,
  • ein Portal verbinden, sich dort anmelden oder die Verbindung erneuern.
Dafür kann ChatGPT oder Claude einen Button anzeigen, der die passende Seite in Billpal öffnet.

Berechtigungen und Aktivitäten

Für Schreibwerkzeuge gelten deine Billpal-Berechtigungen im ausgewählten Workspace: Billpal erfasst abgeschlossene Änderungen unter Aktivitäten. Der Eintrag nennt ChatGPT oder Claude sowie die Person, über deren Verbindung die Änderung autorisiert wurde.

Sicherheits- und Konsistenzprüfungen

  • Jedes Schreibwerkzeug ist als Änderung gekennzeichnet. Der verbundene Client kann deshalb eine zusätzliche Bestätigung verlangen.
  • Bei Einträgen mit Konfliktschutz liest Billpal vor der Änderung einen Versionswert. Wird der Eintrag vor dem Schreiben geändert, muss ChatGPT oder Claude ihn erneut lesen, den aktualisierten Vorschlag beschreiben und erneut um Bestätigung bitten.
  • Eine Änderung an Belegen, außer einem Export, umfasst bis zu 50 Belege in einer Anfrage. Bei mehr Belegen muss ChatGPT oder Claude die Gesamtzahl nennen und vor weiteren Gruppen nachfragen.
  • Billpal akzeptiert höchstens 30 Schreibvorgänge je Person und Minute. Warte nach einer Begrenzungsmeldung eine Minute, bevor du fortfährst.
  • Gruppenergebnisse unterscheiden zwischen geänderten, unveränderten und fehlgeschlagenen Einträgen. Ein erfolgreicher Eintrag wird nicht zurückgesetzt, wenn ein anderer Eintrag fehlschlägt.
  • Wiederholte Anlegevorgänge werden zehn Minuten lang gegen versehentliche Duplikate geschützt.

Schreibzugriff für eine bestehende Verbindung aktivieren

Eine Verbindung, die vor der Aktivierung des Schreibzugriffs angelegt wurde, bleibt auf Lesen beschränkt. Öffne Einstellungen > KI-Agenten, trenne ChatGPT oder Claude und verbinde die App erneut. Prüfe den auf der Autorisierungsseite beschriebenen Zugriff, bevor du Erlauben wählst. Sind Änderungen derzeit deaktiviert, werden die Schreibwerkzeuge nicht angezeigt. Nimm Änderungen bis zur Aktivierung weiterhin direkt in Billpal vor. Siehe Probleme beim Verbinden, falls eine unterstützte Änderung weiterhin nicht ausgeführt werden kann.