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Gehe zu Einstellungen > E-Mail und klicke auf Hinzufügen. Solange noch kein Postfach verbunden ist, heißt die Schaltfläche E-Mail verbinden. Wähle dann deinen Anbieter.Was Billpal importiert
Billpal sucht nach E-Mails, die nach einer Rechnung aussehen, etwa weil „Rechnung“, „Invoice“ oder „Quittung“ im Betreff oder im Text steht. Aus diesen E-Mails entstehen Belege:- PDF-Anhänge bis 10 MB werden importiert. Jede PDF-Datei wird ein eigener Beleg.
- Rechnungen im E-Mail-Text: Hat die E-Mail keinen PDF-Anhang, ist aber selbst die Rechnung, zum Beispiel eine Bestellbestätigung mit Betrag, speichert Billpal den Text als PDF und legt daraus einen Beleg an.
- Rechnungen hinter einem Login: Enthält die E-Mail nur einen Link zu einem Kundenportal, kommt Billpal nicht an die Rechnung. Du bekommst dann eine Benachrichtigung und kannst das Portal direkt von dort aus verbinden. Mehr dazu unter Portale.
Billpal verändert nichts an deinem Postfach. E-Mails werden weder als gelesen markiert noch verschoben oder gelöscht.
Ab welchem Datum importiert wird
Beim Verbinden legst du unter Startdatum fest, ab welchem Datum Billpal Belege aus dem Postfach importiert. Ältere E-Mails bleiben unberührt.
Reicht der Zeitraum mehr als 90 Tage zurück, kommen schnell sehr viele Belege zusammen, und jeder wird auf dein Kontingent angerechnet. Billpal fragt deshalb vorher nach: Setze das Häkchen bei „Mir ist bewusst, dass zusätzliche Kosten entstehen können“.
Später kannst du das Startdatum nur noch auf ein früheres Datum setzen. Billpal importiert dann die älteren Belege nach.
In der Testphase steht Alle bisherigen E-Mails nicht zur Auswahl. Mehr dazu unter Testphase.
Ausgehende Rechnungen aus dem Gesendet-Ordner
Billpal durchsucht standardmäßig den Posteingang. Verschickst du deine eigenen Rechnungen per E-Mail, setze beim Verbinden das Häkchen bei Rechnungen auch aus dem Gesendet-Ordner importieren. Dann landen auch deine Ausgangsrechnungen als Belege in Billpal. Papierkorb und Entwürfe durchsucht Billpal nie.Nach dem Verbinden
Billpal meldet „Belege werden jetzt importiert. Das kann ein paar Minuten dauern.“ Bei einem langen Zeitraum dauert der erste Import entsprechend länger. Danach prüft Billpal das Postfach laufend auf neue Belege. Willst du nicht warten, klicke beim Postfach auf Sync. Billpal sucht dann sofort nach neuen Belegen.Mehrere Postfächer und Workspaces
Du kannst beliebig viele Postfächer verbinden. Jedes Postfach gehört zu dem Workspace, in dem du es verbunden hast, und seine Belege landen dort. Brauchst du dasselbe Postfach in einem zweiten Workspace, wechsle in diesen Workspace und verbinde es dort ein weiteres Mal. Jedes Mitglied eines Workspaces kann eigene Postfächer verbinden. Ein Postfach, das jemand anderes verbunden hat, kann nur ein Admin ändern oder löschen.Absender blockieren
Unter Einstellungen > E-Mail findest du unterhalb deiner Postfächer den Bereich Blacklists. Dort trägst du E-Mail-Adressen oder Domains ein, von denen Billpal nichts importieren soll, zum Beispiel einen Newsletter, der immer wieder fälschlich als Rechnung erkannt wird. Die Liste gilt für alle Postfächer im Workspace. Belege, die bereits importiert sind, bleiben erhalten. Entfernst du einen Absender wieder von der Liste, importiert Billpal seine neuen Rechnungen wieder. Setzt du dabei das Häkchen bei Auch frühere Rechnungen dieses Absenders importieren, kommen auch die Rechnungen dazu, die in der Zwischenzeit übersprungen wurden.Postfach pausieren, ändern oder trennen
Klicke unter Einstellungen > E-Mail auf das Postfach. Im Fenster E-Mail-Konto bearbeiten kannst du:- das Startdatum auf ein früheres Datum setzen,
- den Gesendet-Ordner ein- oder ausschließen,
- den Import mit Pausieren anhalten und mit Aktivieren wieder starten,
- das Postfach mit Löschen trennen. Belege, die aus diesem Postfach importiert wurden, bleiben in Billpal.