Belege
Der Agent findet Belege über Belegnummer, Bestellnummer, Lieferant, Kunde oder den Text einer Position. Er grenzt sie nach Belegart, Richtung, Status, Zahlstatus, Zahlungsart, Herkunft, Belegdatum, Fälligkeit, Betrag, Sachkonto und Tag ein. Zu einem einzelnen Beleg sieht er Lieferant und Kunde, Beträge und Steuer, die Positionen mit Sachkonto, die Zahlungsangaben, die Bankverbindung auf dem Beleg, Referenzen, Tags, verknüpfte Belege und offene Prüfhinweise. So kann er auch erklären, warum ein Beleg auf Prüfen steht. Auf Wunsch gibt er dir einen Link zur Originaldatei. Beispielfragen:- „Welche Eingangsrechnungen sind im November fällig und noch als unbezahlt markiert?“
- „Wie viel haben wir dieses Jahr an Amazon gezahlt, getrennt nach Währung?“
- „Welche Belege stehen gerade auf Prüfen?“
- „Finde die Rechnung zur Bestellnummer 4711.“
- „Zeig mir alle Quittungen, die per Apple Pay bezahlt wurden.“
Kontakte
Der Agent findet Lieferanten und Kunden über Name, Marke, Website oder USt-IdNr. Zu jedem Kontakt sieht er Adresse, USt-IdNr., Registernummer, Website, Personenkonto und Bankkonten. Beispielfragen:- „Welche IBAN haben wir für die Telekom hinterlegt?“
- „Welches Personenkonto hat der Lieferant Hetzner?“
Buchhaltung
Der Agent sieht den Kontenplan, die Tags und alle Exporte mit Format, Zeitraum, Status und den enthaltenen Belegen. Ist eine Exportdatei fertig, gibt er dir einen Link zum Herunterladen. Beispielfragen:- „Wann haben wir zuletzt nach DATEV exportiert, und welche Belege waren dabei?“
- „Auf welches Sachkonto buchen wir Software-Abos?“
Einrichtung
Der Agent sieht deine Workspaces, die Portale, die Regeln und wie Belege ankommen: verbundene Postfächer, die Weiterleitungsadresse und WhatsApp. Beispielfragen:- „Welche Portale sind eingerichtet?“
- „An welche Adresse kann ich Rechnungen weiterleiten?“
Tarif und Verbrauch
Der Agent sieht für den aktuellen Zeitraum über alle Workspaces des Accounts, wie viele Belege verbraucht, inklusive und übrig sind, wie viele weitere Belege anfallen und was sie voraussichtlich kosten, wie viel Guthaben für weitere Belege übrig ist und wie viele Belege auf jeden Workspace entfallen. In der Testphase sieht er das Ende der Testphase und die verbleibenden Belege. Diese Angaben bekommt nur der Account-Inhaber. Alle anderen verweist der Agent an ihn, der sie in Billpal unter Einstellungen > Abrechnung findet. Beispielfrage: „Wie viele Belege habe ich diesen Monat noch übrig?“Was der Agent nicht kann
- Belege, Kontakte oder Einstellungen ändern, zum Beispiel einen Beleg als bezahlt markieren
- Belege hochladen oder löschen
- Exporte erstellen oder Regeln anlegen
- Bank- oder Kartenumsätze sehen. Billpal hat keine.
- Beträge aus mehreren Workspaces zusammenrechnen