Was zu einem Kontakt gehört
Wenn du einen Kontakt öffnest, siehst du seine Angaben auf mehrere Tabs verteilt.Kontakt anlegen
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Kontakte öffnen
Klicke in der Navigation auf Kontakte und dann auf Kontakt hinzufügen.
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Manuell anlegen wählen
Wähle Manuell anlegen und lege fest, ob es ein Lieferant oder ein Kunde ist.
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Angaben eintragen
Trage mindestens den Firmennamen ein. Je mehr Angaben du ergänzt, etwa USt-IdNr. oder Website, desto sicherer ordnet Billpal künftige Belege diesem Kontakt zu.
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Speichern
Klicke auf Lieferant anlegen oder Kunde anlegen.
Alias
Viele Firmen stehen unter verschiedenen Namen auf ihren Belegen, zum Beispiel „Amazon EU S.à r.l.“ auf der Rechnung und „amazon.de“ als Absender. Unter Alias hinterlegst du zusätzliche Namen oder Domains. Billpal erkennt den Kontakt dann auch daran. Um einen Alias hinzuzufügen, öffne den Kontakt, klicke im Tab Allgemein auf Alias hinzufügen und gib einen Namen oder eine Domain ein, zum Beispiel „Acme Holdings“ oder „acme.com“. Einen Namen, den schon ein anderer Kontakt verwendet, übernimmt Billpal nicht als Alias. Sonst wäre unklar, zu welchem Kontakt ein Beleg gehört.Personenkonto
Das Personenkonto ist die Nummer, unter der deine Buchhaltung genau diesen Lieferanten oder Kunden führt. In DATEV heißt das Kreditor bei Lieferanten und Debitor bei Kunden. Es ist nicht das Sachkonto, das auf den Positionen eines Belegs steht.- Jedes Personenkonto darf in einem Workspace nur einmal vorkommen.
- Bei DATEV mit vierstelligen Sachkonten liegen Personenkonten für Kunden zwischen 10000 und 69999, für Lieferanten zwischen 70000 und 99999.
- Um Personenkonten zu entfernen, wähle die Kontakte in der Liste aus und klicke auf Personenkonto entfernen. Ist eine Buchhaltungssoftware verbunden, ist das nicht möglich.
Doppelte Kontakte zusammenführen
Manchmal entstehen zwei Kontakte für dieselbe Firma, etwa wenn eine Rechnung ohne USt-IdNr. ankommt. Führe sie zusammen, damit alle Belege beim selben Kontakt liegen.1
Kontakte auswählen
Wähle in der Liste die Kontakte aus, die zusammengehören, und klicke auf Zusammenführen.
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Kontakt wählen, der bleibt
Wähle unter Kontakt behalten den Eintrag mit den besten Angaben. Die anderen Kontakte gehen darin auf, ihre Belege werden übertragen.
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Aliase und Regeln prüfen
Billpal bietet an, die Namen der anderen Kontakte als Alias zu übernehmen. Verweisen Regeln auf einen dieser Kontakte, zeigt Billpal das an und passt die Regeln an.
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Bestätigen
Klicke auf Zusammenführen.
Wenn ein Kontakt eigentlich deine Firma ist
Liest Billpal dein eigenes Unternehmen versehentlich als Lieferant oder Kunde aus, entsteht ein Kontakt mit deinen eigenen Daten. Billpal markiert ihn mit „Kontakt braucht Aufmerksamkeit“ und dem Hinweis „Dieser Kontakt hat IDs von deiner Firma“.- Das ist meine Firma: Führt den Kontakt mit deinem Firmenprofil zusammen. Seine Belege und Angaben gehen auf deine Firma über, der Kontakt wird entfernt. Das kann nur ein Admin.
- Diesen Kontakt behalten und IDs bearbeiten: Wenn es tatsächlich eine andere Firma ist, korrigierst du die Angaben, die mit deiner Firma übereinstimmen.
Kontakt löschen
Ein gelöschter Kontakt ist endgültig weg. Hat er Belege, überträgst du sie vorher auf einen anderen Kontakt: Billpal fragt danach, zum Beispiel „4 Belege übertragen auf“. Gibt es keinen passenden Kontakt, lege zuerst einen an. Den Kontakt „Billpal“ kannst du nicht löschen. An ihm hängen deine Rechnungen von Billpal.Mehrere Kontakte auf einmal bearbeiten
Wähle in der Liste mehrere Kontakte aus. Dann stehen dir diese Aktionen zur Verfügung:- Notiz erstellen: Dieselbe Notiz wird an jeden ausgewählten Kontakt gehängt.
- Zusammenführen
- Personenkonto entfernen
- Löschen
Kontakte per CSV importieren
Mit einem Import übernimmst du Kontakte aus deiner Buchhaltung oder einem anderen Programm. Billpal legt neue Kontakte an und ergänzt bestehende.1
Import starten
Klicke unter Kontakte auf Kontakt hinzufügen und wähle CSV importieren. Mit Vorlage downloaden bekommst du eine Datei mit allen Spalten und einer Beispielzeile.
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Datei wählen
Ziehe die Datei in das Fenster oder klicke auf Datei wählen. Erlaubt sind CSV-Dateien bis 2 MB.
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Spalten zuordnen
Ordne jeder Spalte deiner Datei ein Feld in Billpal zu. Der Firmenname ist Pflicht. Unter Standard-Typ legst du fest, ob Zeilen ohne Typ als Lieferant oder als Kunde gelten.
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Kontakte abgleichen
Billpal sucht zu jeder Zeile passende bestehende Kontakte und zeigt mögliche Treffer. Entscheide je Zeile: Anlegen, Aktualisieren oder Überspringen.
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Änderungen prüfen und importieren
Die Vorschau zeigt, was sich an jedem Kontakt ändert. Danach läuft der Import im Hintergrund. Am Ende siehst du, wie viele Kontakte hinzugefügt, aktualisiert und übersprungen wurden. Die übersprungenen Zeilen kannst du als CSV herunterladen und korrigieren.
Spalten der Vorlage
Wie der Import bestehende Kontakte behandelt
- Zuordnung: Billpal erkennt bestehende Kontakte an Kontakt-ID, USt-IdNr., Bankkonto, Website, Registernummer und Name.
- Nur ergänzen: Der Import füllt fehlende Angaben auf, zum Beispiel Website, Adresse oder Personenkonto. Werte, die schon am Kontakt stehen, überschreibt er nicht. In der Vorschau steht dann „Behält …“.
- DATEV: Arbeitest du mit DATEV und liegt ein Personenkonto außerhalb der gültigen Bereiche, vergibt Billpal stattdessen die nächste freie Nummer.
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Prüfen
Wenn mehrere Kontakte zu einem Beleg passen.
Regeln
Belege eines Kontakts automatisch kontieren oder taggen.