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Manche Lieferanten schicken ihre Rechnungen nicht per E-Mail. Sie liegen in deinem Kundenkonto auf deren Website, und du musst dich jedes Mal anmelden, um sie herunterzuladen. Ein Portal übernimmt das für dich: Ein KI-Agent meldet sich mit deiner Sitzung an, lädt die Rechnungen herunter und legt sie als Belege in Billpal ab.
Portale verbinden können nur Admins und der Account-Inhaber. Mitglieder sehen die Portale und ihre Läufe, können aber keine anlegen.

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Portal verbinden

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Portal anlegen

Gehe zu Portale und klicke auf Portal hinzufügen.
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Angaben eintragen

Trage im Fenster „Portal verbinden“ Folgendes ein:
  • Portalname: So heißt das Portal in deiner Liste, zum Beispiel der Name des Lieferanten.
  • Portal-URL: Die Adresse, unter der du dich anmeldest oder deine Rechnungen findest, zum Beispiel https://acme.com/billing.
  • Startdatum: Ab diesem Datum lädt der Agent Rechnungen herunter, die neuesten zuerst. Zur Wahl stehen „Aktueller Monat“, „Letzte 30 Tage“, „Letzte 90 Tage“, „Dieses Jahr“ und „Eigenes Datum“. Ein eigenes Datum darf bis zu 730 Tage zurückliegen.
  • Intervall: Wie oft der Agent automatisch vorbeischaut. Mehr dazu unten.
  • Agent-Notizen: Optional. Hier steht, was der Agent wissen muss, zum Beispiel unter welchem Menüpunkt die Rechnungen liegen oder welches Kundenkonto er nehmen soll, wenn du mehrere hast.
Klicke dann auf Verbinden.
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Im Portal anmelden

Billpal öffnet die Website in einem Anmeldefenster. Melde dich dort an wie gewohnt, auch mit Code, falls das Portal einen verlangt. Um ein Passwort aus deinem Passwort-Manager zu nutzen, kopiere es und klicke auf Einfügen.
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Anmeldung bestätigen

Sobald du eingeloggt bist, klicke auf Ich bin angemeldet. Der Agent übernimmt und startet den ersten Lauf.
Das Anmeldefenster schließt nach 10 Minuten ohne Aktivität. Kurz vorher fragt Billpal „Noch da?“. Klicke auf Ich bin noch da, wenn du mehr Zeit brauchst. Ist das Fenster zu, starte die Einrichtung mit Einrichtung fortsetzen neu.

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Was Billpal speichert

Dein Passwort speichert Billpal nicht. Billpal behält nur die Sitzung, die nach deiner Anmeldung entsteht, damit spätere Läufe ohne neue Anmeldung auskommen. Läuft diese Sitzung beim Lieferanten ab, meldest du dich einmal neu an.

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Zeitplan

Unter Intervall legst du fest, wie oft der Agent läuft:
  • Keine: Der Agent läuft nur, wenn du ihn startest. Damit beginnt jedes neue Portal.
  • Wöchentlich: Einmal pro Woche am gewählten Wochentag.
  • Monatlich: Einmal pro Monat am gewählten Tag. Das passt für die meisten Lieferanten, weil Rechnungen meist monatlich kommen.
Um einen Lauf sofort zu starten, fahre mit der Maus über das Portal und klicke auf Starten. Du kannst auch das Portal öffnen und auf Jetzt starten klicken. Pro Portal gehen bis zu sieben manuelle Läufe am Tag.

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Läufe verfolgen

Unter Verlauf siehst du die letzten Läufe aller Portale: wann sie liefen, ob geplant oder manuell, wie lange sie gedauert haben, wie viele Dateien der Agent heruntergeladen hat und wie viele neue Belege daraus wurden.
  • Live ansehen: Schau dem Agenten zu, während er arbeitet. Du siehst nur zu, der Agent behält die Kontrolle.
  • Aufzeichnung ansehen: Sieh dir nach dem Lauf an, was der Agent gemacht hat. Hilfreich, wenn ein Lauf fehlgeschlagen ist.
  • Neue Belege anzeigen: Öffnet die Belege, die dieser Lauf angelegt hat.
Rechnungen, die schon in Billpal sind, legt der Agent nicht ein zweites Mal an. Du kannst Läufe aus dem Verlauf entfernen. Die Belege bleiben dabei im Workspace.

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Status eines Portals

Der Agent hält an, wenn er nicht sicher weiß, was als Nächstes zu tun ist, oder wenn die Website eine neue Anmeldung oder einen Code verlangt. Du siehst das am Status und in der Aufzeichnung des Laufs.

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Portal ändern, deaktivieren oder löschen

Klicke auf ein Portal, um die Portal-Einstellungen zu öffnen. Dort änderst du Name, URL, Startdatum, Intervall und Agent-Notizen. Nach dem ersten Lauf kannst du nur noch ein früheres Startdatum wählen.
  • Deaktivieren stoppt geplante und manuelle Läufe. Bereits importierte Belege bleiben, wie sie sind.
  • Löschen entfernt das Portal ganz. Auch hier bleiben alle Belege im Workspace.

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Testphase

In der Testphase kannst du bis zu drei Portale verbinden. Mit einem Abo gibt es keine Grenze. Ist die Testphase vorbei oder sind die 50 Belege aufgebraucht, laufen Portale erst wieder, wenn du ein Abo abschließt.

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Wann sich ein Portal lohnt

Verweist eine E-Mail nur auf einen Button wie „Rechnung ansehen“ und die Rechnung liegt hinter einem Login, kann Billpal sie aus der E-Mail nicht übernehmen. Billpal zeigt dir dann eine Benachrichtigung mit dem Vorschlag, ein Portal einzurichten. Bei Lieferanten, die das jeden Monat so machen, spart dir ein Portal das manuelle Herunterladen.