KI-Buchhaltungs-Skill installieren

Der KI-Buchhaltungs-Skill führt eine doppelte Buchhaltung in Beancount aus Kontoauszügen, Rechnungen und Belegen. Er läuft in Claude oder ChatGPT und benötigt die Codeausführung. Ein Billpal-Konto ist optional: Ist Billpal verbunden, liest der Assistent Rechnungen, Belege und importierte Kontoauszüge direkt aus Billpal. Voraussetzungen: die ZIP-Datei des Skills und Claude oder ChatGPT im Browser. Lade ai-bookkeeping.zip herunter und entpacke die Datei nicht. Installiere die ZIP-Datei in deinem Claude- oder ChatGPT-Konto. Ein Link zum Skill im Chat reicht nicht, weil der Assistent einen Skill nicht über einen Link installieren kann. Die folgenden Bezeichnungen entsprechen der englischen Oberfläche von Claude und ChatGPT.

Claude

Falls Claude die Menüs ändert, gilt die Anleitung von Anthropic: Use skills in Claude.

ChatGPT

Falls ChatGPT die Menüs ändert oder der Tab Skills fehlt, gilt die Anleitung von OpenAI: Skills in ChatGPT.

Mit der Buchhaltung beginnen

Starte einen neuen Chat, bitte um die Buchhaltung für ein Jahr und füge deine Kontoauszüge hinzu (CAMT, CSV, MT940, OFX, QFX oder PDF). Der Skill fragt zuerst nach deinem Unternehmen, zum Beispiel nach dem Land, der Rechtsform und der Umsatzsteuerpflicht. Sollen Rechnungen, Belege und Auszüge aus Billpal verwendet werden, verbinde zuerst Billpal. Auszüge, die schon in Billpal sind, musst du nicht noch einmal in den Chat laden: siehe ChatGPT verbinden oder Claude verbinden.

Buchhaltungsdatei behalten

Die Buchhaltung ist eine Beancount-Datei. Billpal speichert sie nicht. Wo die Datei liegt, hängt vom Assistenten ab:

• Ein Assistent, der lokale Dateien lesen und schreiben kann, etwa Claude Cowork oder Claude Code: Die Buchhaltung liegt in einem Ordner auf deinem Computer.
• Ein Chat mit Verbindung zu Google Drive oder Dropbox: Kann die Verbindung Dateien speichern, legt der Assistent jede neue Version dort in einem Ordner ab. Manche Verbindungen können Dateien nur lesen. Dann gilt der nächste Punkt.
• Ein Chat ohne Speicherverbindung: Dateien in einem Chat gibt es nur für diese Unterhaltung. Lade am Ende die neueste Buchhaltungsdatei herunter und lade sie zu Beginn des nächsten Chats wieder hoch.

Jede Änderung legt eine neue Version der Datei an. Die neueste hat die höchste Nummer, zum Beispiel 2026-v7.beancount. Am Ende einer Sitzung nennt dir der Assistent die Datei, die du speichern sollst.

Links zu Belegen in Billpal

Ist Billpal verbunden, speichert jede Buchung aus einem Billpal-Beleg einen Link zu diesem Beleg. Der Bericht zeigt ihn neben der Buchung. Der Link öffnet den Beleg in Billpal für alle Mitglieder des Workspace. Bist du Mitglied in mehreren Workspaces, wechselt Billpal zuerst in den Workspace des Belegs.

Buchhaltung an den Steuerberater geben

Ist die Buchhaltung fertig, bitte um den Bericht und die neueste Buchhaltungsdatei. Arbeitet dein Steuerberater mit DATEV, BMD, DVO, QuickBooks Online oder Xero, bitte zusätzlich um eine Importdatei. Für DATEV fragt der Assistent nach Berater- und Mandantennummer, die dein Steuerberater hat. Importiert dein Steuerberater bereits den DATEV-, BMD- oder DVO-Export aus Billpal, gib ihm für denselben Zeitraum nur eine der beiden Dateien. Der Billpal-Export enthält deine Rechnungen, der Export des Skills deine ganze Buchhaltung. Zusammen importiert, sind Ausgaben doppelt gebucht. Bei doppelter Buchhaltung exportiere zuerst deine Kontakte aus Billpal im selben Format: Der Skill verwendet dieselben Kontonummern. Der Bericht zeigt außerdem die Fälligkeiten der Umsatzsteuervoranmeldung in Österreich und Deutschland und, wonach dein Steuerberater fragen würde: eine doppelte Abbuchung, eine Preiserhöhung, eine Ausgabe, die ein Anlagegut sein könnte, oder Auftragnehmer, für die ein Formular 1099-NEC nötig ist. Für US-Einzelunternehmen und Single-Member-LLCs zeigt er einen Entwurf der Schedule C. Der Entwurf ist keine Steuererklärung.

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