Ein Workspace gehört zu genau einer Firma. Betreust du mehrere Firmen oder Mandanten, legst du für jede einen eigenen Workspace an. Belege, Postfächer, Kontakte, Kontenplan, Regeln, Tags und Exporte sind pro Workspace getrennt.
Darüber steht dein Account. Er gehört der Person, die das Abo abschließt, und kann beliebig viele Workspaces enthalten. Die Belege aller Workspaces zählen gemeinsam zum Tarif des Accounts, siehe Abrechnung.
In der Seitenleiste wechselst du zwischen deinen Workspaces. Alles, was du hochlädst oder verbindest, landet im gerade geöffneten Workspace.
Workspace anlegen
- Gehe zu Einstellungen > Workspaces und klicke auf Workspace hinzufügen.
- Trag Firmenname, Website, USt-IdNr. und Adresse ein.
- Wähle die Vorlage für den Kontenplan: Billpal-Standard, Österreich (ÖEKR) oder Deutschland (SKR03/SKR04). Einen eigenen Kontenplan kannst du später hochladen, siehe Kontenplan.
- Klicke auf Workspace anlegen.
Workspaces anlegen und löschen kann nur der Account-Inhaber.
Firmendaten und Alias
Klicke unter Einstellungen > Workspaces auf einen Workspace, um seine Details zu öffnen. Die Firmendaten sind für Billpal wichtig: Anhand von Firmenname, Handelsname und Domain erkennt Billpal, ob deine Firma auf einem Beleg Lieferant oder Kunde ist, und damit, ob es eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung ist.
Tritt deine Firma unter weiteren Namen oder Domains auf, etwa unter einer alten Firmierung oder einer zweiten Website, trag sie unter Alias ein. Taucht keiner dieser Namen auf einem Beleg auf, legt Billpal den Beleg zur Prüfung vor.
Ist ein Alias schon als Kontakt gespeichert, fragt Billpal nach. Bestätigst du, gilt der Kontakt künftig als deine Firma: Seine Belege werden deiner Firma zugeordnet und der Kontakt wird entfernt.
Unter Beschreibung erklärst du in ein, zwei Sätzen, was die Firma macht. Damit kategorisiert Billpal Belege genauer, zum Beispiel ob ein Laptop für den Eigenbedarf oder für den Weiterverkauf gekauft wurde.
Sprache
Es gibt zwei Spracheinstellungen:
- Sprache des Workspace (in den Workspace-Details): In dieser Sprache schreibt Billpal Notizen und Buchungstexte. Das betrifft alle Mitglieder und landet in deinen Exporten.
- App-Sprache (unter Einstellungen > Profil): In dieser Sprache siehst du die Oberfläche. Jede Person stellt sie für sich selbst ein.
Rollen
Personen einladen
- Öffne den Workspace unter Einstellungen > Workspaces und klicke unter Mitglieder auf Mitglied einladen.
- Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle die Rolle Admin oder Mitglied.
- Klicke auf Einladung senden.
Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, über den sie beitritt. Die Einladung gilt 7 Tage. Solange sie offen ist, kannst du sie über das Menü der Einladung erneut senden, die Rolle ändern oder die Einladung abbrechen.
Ist die Person schon in einem anderen Workspace deines Accounts, wählst du sie unter Personen in Deinem Account aus und fügst sie mit Zum Workspace hinzufügen direkt hinzu.
Eingeladene brauchen kein eigenes Abo. Das funktioniert in beide Richtungen: Eine Firma kann ihre Steuerberatung in ihren Workspace einladen, oder die Kanzlei legt Workspaces für ihre Mandanten an und lädt die Mandanten ein. Bezahlt wird jeweils über den Account, dem der Workspace gehört.
Mitglieder entfernen und Workspace verlassen
Ein Admin entfernt Personen über das Menü neben ihrem Namen mit Mitglied entfernen. Willst du selbst gehen, klicke in den Workspace-Details unter „Danger zone“ auf Workspace verlassen. Postfächer und WhatsApp-Nummern, die du in diesem Workspace verbunden hast, werden dabei deaktiviert.
Der letzte Admin kann den Workspace nicht verlassen. Mach vorher jemand anderen zum Admin.
Workspace löschen
Klicke in den Workspace-Details unter „Danger zone“ auf Workspace löschen und tippe zur Bestätigung DELETE ein. Billpal löscht dann alle Belege, Kontakte und Einstellungen des Workspace endgültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Exportiere vorher alles, was du behalten musst, siehe Exporte. 
